Produktu vai pakalpojumu piegāde nav rožu dārzs. Ir reizes, kad radītais risinājums neattaisno klienta gaidas. Tāpat mēdz rasties grābekļi, uz kuriem izstrādes komanda kāpj šo katrā projektā. Varbūt ir sajūta, ka komanda ir iesūnojusi un padarījusi darba kvalitāti varētu būt augstāka? Labā ziņa ir tā, ka visām šīm problēmām ir efektīvs risinājums - regulāra sapulcēšanās ar komandu, pārrunājot un analizējot svaigāko pieredzi. Šādas atskata tikšanās sauc par retrospekcijām. Šajā blogā ierakstā nedaudz vairāk par to, kas ir retrospekcijas, kā tās organizējamas un kā tās spēj vairot komandu produktivitāti.
Kas ir retrospekcijas?
Iespējams, esi dzirdējis par Agile. Agile domāšanas veids ir vērsts uz spēju veikli adaptēties izmaiņām un veidot efektīvu sadarbību starp visiem produkta izstrādes procesā iesaistītajiem. Retrospekcija ir viens no Agile rīkiem, lai nodrošinātu produktīvu atgriezenisko saiti komandas iekšienē. Tā ir komandas, kura vērsta sasniegt augstu veikstpēju, sadarbības analīze ar mērķi uzlabot nākotnes darba procesus.
Retrospekcijas ir ikvienam!
Lai arī retrospekcija kā pilnvērtīga cikliska procesa sastāvdaļa ir raksturīga tieši Scrum pamati komandām, tā ir vērtīgs rīks ikvienai komandai visdažādāko jomu organizācijās. Lai produktīvi atskatītos uz paveikto, komandai nav jāpiekopj Scrum pamati metodoloģija vai Agile domāšanas veids. Retrospekcija ir brīvstāvošs risinājums, kuru iespējams integrēt jebkurā darba stilā.
Būtiskākā atšķirība starp retrospekciju un vienkāršu projekta atskata sapulci ir tā, ka retrospekcijas tiek veiktas arī produkta vai pakalpojuma izstrādes gaitā. Tādējādi šīs sanākšanas ir īsākas (ne vairāk kā 90 minūtes, analizējot 2 nedēļu darbu) un iegūtās atziņas iespējams likt lietā jau nākamajā dienā tā paša produkta izstrādes gaitā!
Retrospekcija uzlabo komandas darbu
Retrospekcijas ir iespēja mācīties un uzlabot produkta izstrādes procesu. Retrospekcijas laikā atskatoties uz paveikto, jārod atbildes, piemēram, uz šādiem jautājumiem:
- Kas veicās labi? Kas man (mums) palīdzēja?
- Kas veicās ne tikai labi? Kas man (mums) traucēja, kas kavēja?
- Ko darīsim, lai turpmāk veiktu labāk?
Atbildot uz šiem jautājumiem, iespējams uzlabot:
- Izstrādātā produkta vai pakalpojuma kvalitāti un atbilstību klienta prasībām, kā arī palielināt izstrādātā produkta pievienoto vērtību.
- Padarītā darba lietderību. Komandas dalībnieku stundas vairs netiks dedzinātas darbā, kas beigās izrādījies lieks.
- Komandas dalībnieku savstarpējo komunikāciju.
- Uzticēšanos un atvērtību komandas dalībnieku starpā, kā arī komandas emocionālo mikroklimatu kopumā.
- Spēju ātri un racionāli reaģēt uz izmaiņām klienta vajadzībās vai tirgū kopumā. Regulāras retrospekcijas palīdz operatīvāk mainīt komandas un uzņēmuma kursu dinamiskā un sarežģītā laikā - kā šobrīd. Retrospekcijas laikā var izkristalizēties idejas biznesa attīstībai un jaunu, daudzsološu biznesa virzienu iekarošanai!
Kā organizēt retrospekciju?
Uzreiz jāatzīst, ka komandas ir dažādas, un tādēļ nav vienas universālās retrospekcijas receptes. Labākais risinājums - piesaistīt speciālistu, kurš, izprotot komandas specifiku un vajadzības, ieteiks labākos retrospekciju risinājumus un, ja nepieciešams, palīdzēs tās vadīšanā. Īpaši svarīga speciālista piesaiste ir tieši šobrīd, kad darbs pārsvarā tiek organizēts attālināti. Kvalitatīvai un iesaistošai retrospekciju organizēšanai ir pieejami dažādi digitālie rīki, kuru efektīvu lietošanu ar prieku ierādīs speciālists.
Priekšnoteikumi kvalitatīvai retrospekcijai
Lai retrospekcija nestu gaidītos augļus, svarīgi ievērot šādus priekšnoteikumus:
- Droša vide. Katra dalībnieka viedoklis un skatpunkts ir vērtīgs, tādēļ jārada apstākļi, kuros cilvēki var izteikties, nebaidoties par nosodījumu. Retrospekcijas visbiežāk ir neformālas sapulces. Nepiespiesta gaisotne atraisa godīgus viedokļus un būvē uzticēšanos komandas starpā.
- Process rit raiti. Retrospekcija nav stundām garš un nogurdinošs process. Tikai noturot darbinieku fokusu, iespējams gūt ļoti vērtīgās atziņas par to, kas procesā izdevās vai jāuzlabo.
- Ideālā gadījumā retrospekcijas fasilitēšanai dziesaista neitrālu trešo pusi. Tā tiek nodrošināta objektivitāte un aktīvāka dalībnieku iesaiste.
Vienkāršas retrospekcijas struktūra
Retrospekcijas var būt ļoti dažādas. Piemēram, šeit vari smelties idejas jautrām un aizraujošām retrospekcijām. Ja retrospekciju organizēšanā vēlies gadā iemēģināt pirmo reizi, piedāvājam aptuvenu ļoti vienkāršas retrospekcijas struktūru.
Sagatavošanās
Ja retrospekcija plānota attālināti, sagatavo koplietošanas dokumentu, piemēram, Trello, miro, sienas gleznojums dēli vai parastu Excel dokumentu. Vari arī izmantot tam speciāli paredzētus tiešsaistes rīkus - reetro.io, retrium.com, easyretro.io u.c. Ja retrospekcija notiek klātienē, sagatavo tāfeli vai lielu papīra lapu, līmlapiņas un marķierus. Uz lapas vai tāfeles veido trīs kolonnas ar virsrakstiem "Kas izdevās?", "Ko varam labāk?" un "Rīcības" vai citus, atbilstoši izvēlētajam retrospekcijas formātam.
Iesildīšanās
Sāc ar to, ka definē periodu, par kuru noris retrospekcija - pēdējais sprints, ceturksnis, projekts kopumā u.c.
Dari dalībniekiem zināmu, ka:
- Drīkstam izteikties par jebko un jebkuru, vēlams ar faktiem un piemēriem;
- Retrospekcijās izteikto nepadarām personisku, kā arī dzirdēto paši neuztveram personiski;
- Viss jāuztver ar vēsu, atvērtu prātu;
- Ikviena pieredze ir nozīmē;
- Fokusējamies uz iespējamiem uzlabojumiem, nevis vainīgo medībām;
- Pieņemam, ka līdz šim visi komandas dalībnieki darbojās ar vislabākajiem nodomiem un pieņēma uz to brīdi labākos lēmumus.
Kas izdevās?
Aicini katru komandas dalībnieku uzrakstīt to, kas darba periodā ir izdevies - katru domu uz savas lapiņas. Kad dalībnieki pabeiguši, sagrupējiet vienādās un līdzīgās idejas un kopīgi īsi apspriediet katru no grupām.
Bieži vien visu grupu apspriešana laika ierobežojuma dēļ nedz iespējama, ne lietderīga. Šajos gadījumos ļaujiet komandas biedriem balsot par katru grupu un apspriediet tās, kurām ir visvairāk balsis.
Ko varam labāk darīt?
Aicini katru komandas dalībnieku uzrakstīt to, ko, viņaprāt, procesos varētu uzlabot. Atkārtojiet grupēšanu un apspriešanu. Ļoti svarīgi: gādā, lai izsakās ikviens komandas dalībnieks. Ja diskusijā dominē viens vai divi dalībnieki, fasilitatora pienākums ir radīt apstākļus, kuros izteikties var visi.
Rīcības
Aicini katru komandas dalībnieku uzrakstīt, viņaprāt, nepieciešamās rīcības, lai uzlabotu iepriekšējā solī definētos procesus. Atkārtojiet grupēšanu un apspriešanu. Apspriešanas laikā izlemiet atbildīgos, kas pārraudzīs uzlabojumu ieviešanu. Ja nepieciešams, nolemiet arī konkrētas aktivitātes un termiņus.
Svarīgi ir regulāri saprast statusu, kādā ir retrospekcijā nospraustās rīcības - vai uzlabojumi tiek ieviesti? Ja nē, kas kavē risinājumu ieviešanu? Varbūt definētajām problēmām tomēr piemērotāki ir citi risinājumi? Lai nodrošinātu risinājumu ieviešanu dzīvē, retrospekcijā nolemtās rīcības var iekļaut komandas vai konkrēto darbinieku darbu sarakstā. Kā arī īsi pārskatīt nākamajā retrospekcijā.
Viens no retrospekciju ilgtermiņa izdošanās priekšnosacījumiem ir ne tikai runāt par problēmām un risinājumiem, bet pārliecināties, ka tie tiek ieviesti arī dzīvē. Tas motivēs darbiniekus runāt par problēmām un ierosināt jaunas idejas arī turpmāk!
Nobeigumā
Retrospektīvas produkta vai pakalpojuma izstrādes gaitā ir efektīvs veids, kā paaugstināt darba produktivitāti, uzlabot komunikāciju komandā un radīt vēl kvalitatīvākus produktus ar augstu pievienoto vērtību. Vienkāršu retrospekciju ieviešana nemaksā ne centa un to vari sākt jau šodien. Taču, ja vēlies komandas specifikai piemērotu retrospekciju profesionāla fasilitatora vadībā, raksti mums! Palīdzēt komandām augt un strādāt efektīvi ir mūsu sirdsdarbs!