Jau esam runājuši par to, ka šis ir lielisks laiks digitālajām transformācijām. Tās ne tikai palīdz optimizēt uzņēmuma resursus, bet, veiktas prātīgi, arī ceļ uzņēmuma konkurētspēju. Tomēr, piemēram, ERP sistēmas ieviešana organizācijā ir milzu solis. Tas prasa izpētes veikšanu un ieguvumu-izmaksu izsvēršanu.
Pirmā digitālā transformācija uzņēmuma vēsturē ieies kā viena no nozīmīgākajām. Tādēļ piedāvājam pāris atziņas, kas palīdzēs virzīties cauri šīs transformācijas budžeta plānošanai.
Nospraud un pamato procesa ROI (Return on Investment) jeb ienākumus pret plānotajiem ieguldījumiem
- Apzini vajadzību. Lēmumam par jaunas ERP sistēmas ieviešanu vajadzētu būt konkrētu biznesa mērķu vadītam. ERP sistēmas ieviešanai par pamatu nevar kalpot Tava vēlme "pamēģināt ko jaunu" vai darbinieku ideja par to, ka procesus vajadzētu vairāk automatizēt.
- Izveido projekta pamatojuma dokumentu. Ir svarīgi, ka transformācijas tiek pamatotas un dokumentētas. Pamatojumam ne vienmēr jābūt izteiktam materiālos lielumos, kā ietaupīti līdzekļi vai laika resursi. Nozīmīgi ir arī stratēģiski ieguvumi: spēja mainīt uzņēmuma mērogu, ātri reaģēt uz tirgus izmaiņām vai sagatavoties potenciāliem apvienošanās vai pārņemšanas darījumiem.
Apzinies, ka transformācijas visdrīzāk maksās vairāk, nekā tu vēlētos
- Apzinies, ka ERP sistēmas ieviešana ir dārga - tā vienmēr ir bijis un būs.
- Nav vērts salīdzināt. Mazo un vidējo uzņēmumu vadītāji itin bieži cenšas salīdzināt pašreizējās IT investīcijas ar plānoto ERP sistēmas ieviešanas budžetu. Tam nav jēgas, jo, piemēram, Tildes Jumis vai jebkuras citas uzņēmumā patlaban lietotās programmatūras apkalpošana nekad nemaksās tikpat.
- Nepaļaujies uz tūlītēju ietaupījumu. Ja pašreizējās sistēmas nav izmaksu efektīvas, protams, ieviešot ERP sistēmu, ietaupījums var būt jūtams uzreiz. Taču tas nav veiksmīgas ERP ieviešanas kritērijs. Tā vietā, kā minēts, iesakām veikt ROI analīzi, kas vērsta uz nākotnes procesu modelēšanu, jo apdomāta ERP ieviešana biznesam atvērs jaunus apvāršņus.
ERP sistēmas kopējās ekspluatācijas izmaksas (TCO) būs lielākas, nekā sistēmas piegādātājs apgalvo
- Lasi starp aprēķinu rindām! Lai arī ERP piegādātāji klaji nemelo, tomēr mēdz "piemirst" atklāt dažas būtiskas detaļas. Visticamāk arī Tev pašam par ERP ieviešanu ir dažādi pieņēmumi, bet jāgatavojas, ka ne visi no tiem atbilst realitātei,
- Būs neparedzētas izmaksas. Tas īpaši tādēļ, ka šī ir Tava pirmā digitālā transformācija, rēķinies ar šķēršļiem lietotāju lietotāju spējā pielāgoties, procesu izmaiņās un datu pārnešanā. Iedomājies, ka pērc māju. Vai tiešām cena, kuru Tev pasaka nekustamo īpašumu aģents, arī būs galējās izmaksas? Rēķinies ar izmaksām pie notāra, valsts nodevu, ikgadējiem īpašuma nodokļiem un, protams, nemitīgām mājas uzturēšanas izmaksām. Tieši tā pat būs ar ERP sistēmu. Uzpeldēs zemūdens akmeņi, par kuriem nebūsi iedomājies. Taču ilgtermiņā uzņēmuma kapitāla pieaugumam ir jāattaisno visas šīs izmaksas. ERP sistēmai ir ne tikai sevi jāatmaksā, tai ir jāpelna.
Process būs ilgāks, nekā Tev šķiet
- Laiks ir nauda - gan tiešā, gan pārnestā nozīmē. Iespējams, Tu gremdēsies atmiņās par to, kā savu esošo "Jumi" vai citu risinājumu ieviesi pāris nedēļās, taču jāsaprot, ka šoreiz visus biznesa procesus integrēsi vienotā risinājumā. Tā ieviešana visticamāk prasīs vairākus mēnešus vai pat gadus - atkarībā no Tava biznesa sarežģītības.
- Tavs bizness ir galvenā prioritāte. Jebkuru programmatūru pārstāvji teiks, ka ir veikuši desmitiem transformāciju uzņēmumos, kas līdzīgi Tavam. Viņi solīs, ka ar akseleratoru palīdzību risinājumus uzņēmumā varēs ieviest zibens ātrumā - un tas pat nav melots. Taču Tu un Tavi darbinieki šīm pārmaiņām dosies cauri pirmo reizi. Pieņem, ka gan Tev, gan darbiniekiem būs nepieciešams laiks, lai aprastu ar jauno ERP risinājumu. Tāpat jāparedz laiks, lai iesaistītos un nodrošinātu visu nepieciešamo veiksmīgai transformācijai - informāciju, datus, testēšanu u.t.t.
Trīs vārdos?
ERP sistēmas ieviešana būs dārgāka un laikietilpīgāka nekā Tu vēlētos. Pārliecinies, ka transformācija ir pareizais solis, veicot izmaksu un ieguvumu analīzi. Kad tās rezultāti ir skaidri, padomā par to vēlreiz. Iespējams, Tev nepieciešama trešās puses konsultācija programmatūras izvērtēšanā, budžeta plānošanā, pārrunās ar sistēmas piegādātāju un sistēmas ieviešanā. Mazo un vidējo uzņēmumu vadītāji bieži vien saka, ka mēģinās tikt galā paši - jo viņi jau ir vadījuši citu sistēmu ieviešanu uzņēmumā, kā arī labi pārzina procesus uzņēmuma iekšienē. Tā ir taisnība, taču itin bieži mazo un vidējo uzņēmumu darbiniekiem trūkst laika un spēka šādu apjomīgu pārmaiņu vadīšanai. Mēģinājums vadīt ERP sistēmas ieviešanu pašu spēkiem var darbiniekiem un biznesam var uzlikt lielu spriedzi. Tas var prasīt vairāk laika un līdzekļu nekā plānots, kā arī palielināt procesa neizdošanās risku.
Ja Tev ir vīzija, bet vajag prātīgu padomu, ļoti labprāt Tevi konsultēsim. Kopīgi varam atrisināt neskaidrības un kliedēt bažas par procesu, kura izdošanās gadījumā atvērsi jaunu lapu sava uzņēmuma vēsturē.