Ciešot neveiksmi biznesa vadības sistēmas (turpmāk tekstā - ERP sistēma) ieviešanā, izplatītākais jautājums ir "Kas bija pie vainas?". Ne vienmēr uzņēmums pats spēj atbildēt uz šo jautājumu, jo iesaistīto pušu bijis tikai daudz: projekta komanda, ERP programmas konsultants, ERP sistēmas piegādātājs... Taču tā vietā, lai meklētu vainīgos, labāk jautāt: "Kādi bija neizdošanās cēloņi ieviešanas procesa laikā?" Palīdzot uzņēmumiem pēc neveiksmīgiem ERP sistēmas ieviešanas mēģinājumiem, esam nonākuši pie 7 visbiežāk pieļautajām kļūdām ERP sistēmas ieviešanas procesā.
Fokusā tehnoloģijas, nevis bizness
Veiksmīgākie ERP sistēmas ieviešanas stāsti saistās ar to, ka uzņēmums ERP sistēmas ieviešanu uzlūko kā biznesa transformāciju, nevis tikai tehnoloģisku procesu. ERP sistēmas ieviešana iespaido darbiniekus, biznesa procesus un organizācijas kopējo stratēģiju. Arī ERP konsultanti bieži grēko, vairāk fokusējoties uz tehnisko un programmas funkcionālo pusi, cilvēkus un procesus atstājot otrajā plānā. Tomēr pētījumi rāda, ka tieši programmatūras funkcionalitāte ir viens no mazāk svarīgajiem kritērijiem ERP sistēmas ieviešanas veiksmīgumā.
Nepiepildāmas gaidas un nesasniedzami mērķi
Ķeršanās pie ERP sistēmas ieviešanas, cerot, ka tā spēs atrisināt visas problēmas, bieži vien ir sākums neveiksmei. Daži ERP sistēmu piegādātāji sola programmatūru ieviest neadekvāti lēti un ātri. Šādos gadījumos skopajam var nākties maksāt divreiz - projekta gaitā rodas problēmas, un tās jārisina ar papildu izmaksām. ERP sistēmas ieviešanas plānam ir jābūt reālistiskam, nevis agresīvam. Kā zināt, vai plāns ir reālistisks:
- Definē galvenos veiksmes faktorus, kas norādīs, vai projekts ir izdevies, vai nav.
- Izzini, kas ir labi nostrādājis līdzīga izmēra un industrijas uzņēmumos.
- Izzini, kādi ir bijuši citu uzņēmumu izaicinājumi.
- Paturi prātā, ka pārmaiņu vadība un biznesa procesu pārstrukturēšana ir veiksmes faktori, kurus ERP sistēmas piegādātāji mēdz aizmirst.
Nesenā SAP ieviešanas izgāšanās Lidl rāda, cik svarīgas ir reālistiskas gaidas. Lai arī Lidl projekta sākumā bija izvirzījis stratēģiskos mērķus, veiksmes faktori šo mērķu sasniegšanai netika definēti. 7 gadus un 500 miljonus eiro vēlāk tapa skaidrs, ka budžets veiksmīgai programmatūras ieviešanai ir lielāks, nekā uzņēmums spēj atļauties.
Vadības atbalsta trūkums
Vadība ir apstiprinājusi projekta izmaksas, taču ar to vadības kompetence nebūt nav beigusies. Ir jāizveido darba grupa, kurā tiek skaidrota vispārējā digitālā stratēģija un pieņemti lēmumi par resursu nozīmēšanu, laika plānu, budžetu un realizācijas ieguvumiem. Vadības iesaiste ERP sistēmas ieviešanā nodrošina to, ka sistēmas ieviešana nav tikai tehnoloģisks projekts, bet gan uzņēmuma stratēģiskās attīstības daļa. Uzņēmumi, kas savu ilgtermiņa digitālo stratēģiju balsta ERP sistēmā, no procesa iegūst vairāk: uzlabotu klientu servisu un ilgtspējīgas konkurences priekšrocības.
Nepietiekama biznesa procesa pārstrukturēšana
Daži ERP sistēmas piegādātāji sacīs, ka nav jēgas iespringt uz biznesa procesu skārtošanu un uzlabošanu, jo ERP programmatūra ir radīta, vadoties pēc labākajām industrijas iestrādēm un var tikt uzņēmumā ieviesta uzreiz. Lai arī universālas industrijas iestrādes var atbilst konkrētām Tava uzņēmuma darba sfērām vai procesiem, citās sfērās tās var izdzēst eksistējošas konkurences priekšrocības. Pārstrukturējot biznesa procesus vēl pirms ERP sistēmas izvēles, varēsi pielāgot biznesa procesus tieši sava biznesa nākotnei un saprast, kādas funkcionālas prasības no tiem izriet. Mūsdienu ERP sistēmas ir pārāk fleksiblas, lai skaidri diktētu, kā bizness jāvada. Organizācijas, kas pieļauj šo kļūdu, automatizē jau esošus procesus, nevis optimizē tos efektivitātei un konkurētspējai.
Pārmaiņu vadības trūkums
Ja ir kaut kas, kas pavisam droši spēj novērst ERP sistēmas ieviešanas izgāšanos, tā ir organizatoriska pārmaiņu vadība. Pārmaiņu vadība neaprobežojas tikai ar gala lietotāju apmācību. Ir jāveido pārmaiņu vadības komanda, jāinvestē organizatoriskā novērtējumā, darbinieku komunikācijā un pielāgotās apmācībās - tas viss nodrošina, ka darbinieki spēs pielāgoties jaunajiem procesiem un jauno ERP programmatūru izmantos efektīvi. Darbiniekus nav iespējams piespiest pieņemt pārmaiņas - tā ir viņu izvēle, un viņi var izvēlēties pārmaiņām pretoties. Parasti pretošanās ir neliela un nav ļaunprātīga, taču tas tāpat var ietekmēt organizācijas ERP sistēmas ieviešanu.
Par daudz programmatūras pielāgošanas
Parasti, uzsākot ERP sistēmas ieviešanu, programmatūras pielāgošanu šim neparedz, taču mūsu pieredzē lielākai daļai klientu neliela pielāgošana tomēr ir nepieciešama. Pielāgošana kļūst bīstama tad, kad pielāgotas tiek funkcijas, kurām jābūt standartizētām. Piemēram, daudzi iekšējie biznesa procesi nav konkurētspējai izšķiroši, līdz ar to standarta funkcionalitāte parasti ir pietiekama. Ja darbinieki tomēr vēlas, lai šie procesi tiktu pielāgoti, tā var būt pārmaiņu pretošanās pazīme. Šādos gadījumos jāmazina pretošanos, nevis jāveic papildu pielāgojumi.
Nepieredzējušu ekspertu nolīgšana
Gan sistēmas piegādātājam, gan ERP konsultantam jābūt pieredzējušiem, ieviešot ERP sistēmu konkrētās industrijas uzņēmumos. Atceries punktu par reālistiskām gaidām. Kā zināsi, kas nepieciešams veiksmīgam iznākumam, ja nebūsi izvērtējis līdzīgu uzņēmumu pieredzi? ERP konsultants ar kompetenci konkrētajā industrijā sapratīs Tava uzņēmuma izaicinājumus vislabāk. ASV komunālo pakalpojumu sniedzējs National Grid nesen piedzīvoja neveiksmi SAP ieviešanā, jo sistēmas piegādātājam nebija pieredzes konkrētās programmas ieviešanā šīs nozares uzņēmumā. Viņu paveiktais radīja traucējumus sistēmā, kas radīja pārrāvumus uzņēmuma darbībā. Sistēmas piegādātāji var pārsolīt savas spējas, tādēļ vienmēr vaicā pēc atsaucēm, un pārliecinies par pareizo ekspertu klātbūtni sistēmas ieviešanas projektā.
Kā izvairīties no ERP sistēmas ieviešanas problēmām
ERP sistēmas izgāšanos vari novērst, meklējot brīdinājuma zīmes esošajā procesā. Ja kādas no minētajām problēmām šķiet pazīstamas, nav par vēlu mainīt kursu. Ja ERP sistēmas ieviešanu vēl neesi sācis, izvairies no šīm kļūdām, kopā ar Gedvillo Consulting izveidojot reālistisku sistēmas ieviešanas plānu!