Piegādātāju atlase ir cieši saistīta ar biznesa vadības programmatūras atlasi, un programmatūras ieviešanas process nav iedomājams bez abām šīm aktivitātēm.
Tirgū tiek piedāvātas daudzas biznesa vadības programmas, un katru no tām piedāvā iegādāties un ieviest no viena līdz pat vairākiem desmitiem piegādātāju, atkarībā no konkrētās programmatūras izplatīšanas stratēģijas. Līdz ar to, pat izvēloties sev piemērotāko programmu paliek jautājums, kuru no šīs programmas piegādātājiem izvēlēties. Bet, ja programmu piegādā tikai viens piegādātājs, tad šis pirkums ir jāizvērtē vēl kritiskāk – ja sadarbība ar piegādātāju neizdosies, tad nebūs iespēja pāriet pie kāda cita – vai nu jāmaina programma, vai jāturpina ar esošo sadarbības modeli.
Programmas un piegādātāja atlasi veic vienlaicīgi, jo abi komponenti ir cieši saistīti. Bet esmu sadalījis šo tēmu divos atsevišķos bloga ierakstos, lai vieglāk lasīt un atdalīt, kādi kritēriji attiecas uz programmas izvērtēšanu, un kādi uz konkrētā piegādātāja.
Šajā bloga ierakstā stāstīšu par tiem kritērijiem, kas ir jāizvērtē tieši izvēloties piegādātāju.
Kultūra, vērtības, komunikācija
Noteikti ir vērts satikties ar piegādātāja pārstāvjiem, un ne tikai ar pārdevējiem (kuri ir trenēti komunikācijā un klienta aplaimošanā), bet tieši ar projekta vadītāju vai konsultantu, kurš darbosies jūsu projektā. Izvērtējiet, cik daudz viņi interesējas tieši par jūsu vajadzībām, un cik daudz mēģina iepārdot kaut ko jums nevajadzīgu. Pārrunājat savu vīziju par sadarbības procesu un projekta vadības un ieviešanas metodēm. Pēc šīs sarunas var izprast, uz kādām vērtībām sadarbībā piegādātājs liek uzsvaru, vai tas ir ieinteresēts, vai tas izprot, par ko jūs runājat un ko vēlaties sasniegt (pārbaudiet, ka tiešām izprot). Ja šajās sarunās jums ir grūti panākt to, ka ar piegādātāju runājat vienā valodā, tad arī sadarbība visticamāk izvērtīsies tikpat komplicēta.
Pieredze un ekspertīze konkrētā sfērā un uzdevumā
Vienmēr ir jānoskaidro, kāda piegādātajam ir pieredze līdzīgos projektos. Izvērtējiet, cik kompetentus jautājumus piegādātājs uzdod par jūsu biznesu un procesiem. Vai viņš izprot biznesa procesu būtību un sarežģītību.
Apkopojiet atsauksmes, aizbrauciet vizītēs uz šiem uzņēmumiem, kur aprunājieties ar vadību, projektu vadītāju un gala lietotājiem. Vai piegādātāja darbinieki, kas piedalījās šo projektu ieviešanā, joprojām strādā pie piegādātāja un būs piešķirti arī jūsu projektam. Ja tas tā nav, tad piegādātājs visticamāk šo kompetenci ir zaudējis. Jūs uzņematies lielu risku, ka piegādātājs var nekorekti novērtēt veicamo darbu komplicētību, un attiecīgi budžetu un termiņu. Arī sadarbība būs komplicētāka, jo būs jāskaidro arī, jūsuprāt, pašsaprotamas lietas par savu biznesu. Attiecīgi, riski par laiku un budžetu, plus lielāks laika ieguldījums no jūsu puses.
Izpildītāji vai konsultanti?
Abi varianti ir pieņemami, atkarībā no jūsu uzņēmuma kultūras un personīgās vēlmes kontrolēt ieviešanas procesu un rezultātu.
Izpildītāji sagaidīs no jums konkrētas pēc iespējas precīzāk definētas prasības, ko un kā vēlaties izstrādāt, un tad tās tiešā veidā arī izveidos. Tie visticamāk labi orientējas tehnoloģijās.
Konsultanti, savukārt, nes papildus vērtību – tie ne tikai uzklausa jūsu prasības, bet arī vēlas izprast tās no biznesa procesu viedokļa, gūstot kopainu par jūsu biznesu un konkrēto prasību pamatotību. Balstoties uz savu pieredzi, tie ierosina optimizācijas procesos un piedāvā pārdomātākus risinājumus no biznesa, funkcionālā, vizuālā un tehniskā viedokļa. Savā veidā parūpējās par to, lai izstrādātais risinājums nes lielāko iespējamo atdevi pret ieguldīto naudu.
Izpildītāju gadījumā jums ir jābūt pārliecībai, ka jūsu procesi un prasības ir labākais, ko bizness pašlaik var piedāvāt.
Darbinieki – to kvalifikācija un pieejamība
Vai piegādātāja darbinieki, kas darbosies jūsu projektā, ir atbilstoši kvalificēti. Vai projektu vadītājs tiešām ir profesionāls projektu vadītājs, un kas par to liecina? Manuprāt, visvājākā kombinācija ir projektu vadītājs un programmētājs vienā personā. Abām profesijām nepieciešamās personīgās iezīmes nav apvienojamas vienā personā – vai nu viņš labi programmē, vai nu labi vada projektu. Tās ir divas kardināli atšķirīgas disciplīnās, un no pieredzes varu teikt, ka šāds speciālists vai nu tikai labi programmē, vai nu nemāk ne vienu, ne otru.
Tāpat ir svarīgi, vai iedalītie cilvēki būs jūsu projektam piešķirti uz pilnu laiku. Ja tie piedalās vairākos projektos vienlaicīgi, tad jārēķinās ar riskiem par šo cilvēku laika trūkumu, kas atkarīgs no veiksmēm un neveiksmēm pārējos projektos – pārslodze un fokusa problēmas ir neizbēgamas. Karsta rekomendācija ir atslēgas cilvēkus (galvenais analītiķis, programmētājs, konsultants) iegūt projektā uz pilnu laiku, lai tie pilnvērtīgi un fokusēti var darboties jūsu interesēs.
Kā nodrošina kvalitāti?
Kādi ir kvalitātes standarti piegādātājam un kāds ir process to nodrošināšanai (vai tas dzīvē arī tā darbojas?). Mazākos uzņēmumos parasti nav profesionālu testētāju, kā arī netiek izstrādāti automatizācijas testi, jo trūkst resursu. Tādēļ par testētāju strādā pats klients. Protams, pats programmētājs pēc tam savu darbu pārbauda, tomēr nekad tas nav efektīvi.
Normālā gadījumā pēc viņa to izdara kāds piegādātāja konsultants, kurš pārbauda darba atbilstību uzrakstītajām prasībām (vai apstiprinātam dizainam) un lietojamību.
Ideālā gadījumā piegādātājs papildus izmanto automātiskos testus, un nodarbina atsevišķu testētāju, kurš izstrādāta testa scenārijus un veic manuālos testus, lieliski. Tas noteikti ir dārgāk, tomēr ietaupa kaudzi klienta darbinieku laiku, kas arī maksā naudu. Un, visbiežāk, klienta darbiniekiem nav ne zināšanu, ne laika kvalitatīvi un pilnvērtīgi veikt testēšanu.
Uzņēmums, freelanceris vai darbinieks?
Atkarībā no uzņēmuma izmēra un projekta apjoma, visi šie varianti ir pieņemami. Mazam uzņēmumam ar ļoti ierobežotu budžetu freelanceris varētu būt labs risinājums – tas būs lēti un elastīgi. Tomēr, uzņēmumam augot un attīstoties, šis freelanceris var nespēt tikt galā ar darba apjomu, vai viņam var parādīties citi interesantāki projekti. Šad tad vēl mūza ir aizlidojusi, vai arī, ļoti populāri, aizbraukt strādāt uz ārzemēm vai mainīt savu nodarbošanās veidu uz pilnīgi ko citu. Tad mūza vairs nekad neatgriežas un jūsu risinājuma attīstība apstājas.
Izvēloties uzņēmumu (ar >5 darbiniekiem un pārbaudītu vēsturi), visi šie riski tiek nodoti piegādātājam, un tādēļ arī viņu pakalpojumi izmaksās dārgāk. Jo lielāks uzņēmums, jo lielāks darbinieku skaits un apmācību budžets. Tas nodrošina darbinieku aizvietojamību, lielāku pieredzi konkrētās programmatūras funkcionalitātē un tehnoloģijās, un katrs darbinieks var specializēties uz konkrētu biznesa procesu (noliktava, ražošana, personāls utt.).
Ja projekts plānojas izvērsties ilgs, un ir skaidrs, ka ilgtermiņā uz vairākiem gadiem noteikti būs nepieciešams liels programmēšanas resurss, tad ir vērts domāt par sava darbinieka pieņemšanu (paralēli domājot par viņa kompetences celšanu un noturēšanu).
Garantijas nosacījumi un uzturēšanas līguma nosacījumi
Jāpievērš uzmanība sekojošām lietām:
- Garantijas perioda ilgums – vēlams ir vismaz 3-6 mēneši, lai šajā periodā ir iespēja pārliecināties par visas funkcionalitātes un atskaišu korektu darbību (izņemot gada pārskatus un citas vienreiz gadā veicamas operācijas).
- Garantijas kļūdu novēršanas process – šo bieži vien atrunā vienādu ar kļūdu labošanu uzturēšanas līguma ietvaros. Svarīgi ir pārliecināties, kas ir un kas nav iekļauts garantijas termiņa ietvaros, kā arī cik ātri tiks novērsti garantijas pieteikumi.
- Uzturēšanas līguma pieprasījumu apstrādes process – definē veidu un ātrumu pieprasījumu (jauna funkcionalitāte, kļūdu labošana, konsultācijas, apmācības utt.) apstrādei. Kā minēju pie garantijas, kļūdu apstrādē ir svarīgi pārliecināties, ka novēršanas laiks ir pieņemams (atkarībā no kļūdas kritiskuma pakāpes). Pārējos gadījumos izpildes laiku parasti neatrunā, jo tas ir tieši atkarīgs no pieprasītā darba apjoma.
Apkopojums
Izvērtējot gan programmatūras piemērotību, gan piegādātāja piemērotību, iesaku izveidot strukturētu kritēriju sarakstu ar vērtējumiem. Tas palīdzēs šo vērtēšanu veikt maksimāli objektīvi. Ideāla programmatūra un piegādātājs nebūs, tomēr ir iespēja izvēlēties labāko un sev piemērotāko, kas ir paši svarīgākie komponenti, lai digitālā transformācija uz jauno programmatūru izdotos un nestu biznesam vislielāko vērtību.
Ja Latvijā atrast atbilstošu programmatūru vai piegādātāju kādu iemeslu dēļ nav iespējams, iesaku pameklēt tuvākajā apkārtnē – Lietuva, Ukraina, Krievija.