Šis raksts noderēs tad, ja esat nolēmuši uzlabot sava uzņēmuma veiktspēju, iegādājoties un ieviešot kādu biznesa vadības jeb resursu plānošanas (ERP), noliktavas vadības (WHM), ražošanas vadības (MRP), klientu vadības (CRM), loģistikas (SCM) vai citu programmatūru, datorprogrammu jeb sistēmu.
Iepriekšējā blogā stāstīju, kāda biznesa vadības (ERP) programmatūras jeb sistēmas ir pieejamas Latvijā un ar ko tās primāri atšķiras.
Šeit vēlos jau detalizētāk vērst uzmanību uz faktoriem, kas ir jāņem vērā, lai izvēlētos sev piemērotāku programmu.
Sagatavojieties
Pirms tam gan es vēlētos, lai sev uzdodat jautājumu – vai esmu gatavs jaunas programmatūras ieviešanai? Vai biznesa procesi ir optimizēti un tie ir efektīvi? Ja atbilde ir “nē” vai “nezinu”, tad veiciet šo jautājumu izpēti un sakārtošanu pirms ķerties pie programmatūras ieviešanas. Programmatūra pati par sevi tikai automatizēs procesus, un, ja tie ir neefektīvi, tad Jūs automatizēsiet un palielināsiet neefektivitāti. Ja neesat pārliecināti, kā novērtēt savu biznesa procesu gatavību – sazinieties ar mani.
The first rule of any technology used in a business is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency.
The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency.
Bill Gates
Ja atbildat pozitīvi, tad varam virzīties tālāk uz lietām, kas ir jāsagatavo, lai varētu pilnvērtīgi izvēlēties un atlasīt biznesa vadības vai kādu nišas programmatūru.
Mērķis, budžets, termiņš
Mērķis ir vitāli svarīgs jebkurā projektā, un šis nav izņēmums. Uzstādiet mērķi, ko jūs vēlaties panākt ar šīs programmatūras ieviešanu. Vai tā ir darbinieku skaita samazināšana, vai skaita nemainīšana apgrozījumam augot pa 30%, vai varbūt preču uzskaites vai izsekojamības uzlabošana? Ideālā gadījumā, šie mērķi izrietētu no biznesa procesu optimizācijas, kur skaidri un gaiši parādītos neefektīvās un automatizējamās lietas jūsu uzņēmumā.
Noteikti nosakiet budžetu un termiņu. Ar termiņu bieži vien uzņēmēji pārspīlē, tos nosakot nevajadzīgi īsus bez objektīva pamatojuma. Tas rada stresu visai komandai, kas atstāj iespaidu uz rezultāta kvalitāti. Esiet objektīvi!
Paredziet budžetā arī attīstības pozīciju, kas jums būs nepieciešama programmas attīstīšanai arī pēc ieviešanas, kas ir īpaši svarīgi augošiem un mainīgiem uzņēmumiem. Sākot aktīvi lietot programmu, jūs ieraudzīsiet kaudzi lietu, ko vēl var uzlabot.
Augsta līmeņa prasības un ekspektācijas
Apziniet biznesa, funkcionālās, dizaina un tehniskās prasības virspusēja vai padziļinātā līmenī. Nē, tas nav jādara piegādātājam, tas ir jādara Jums, pirms sākat runāt ar piegādātāju. Piegādātājs nevar zināt, ko jums vajag un ko jūs gribat, toties viņam ir apmācīti pārdevēji, kas var jums pārdot to, ko jums nevajag.
Jo detalizētākas būs prasības, jo precīzāk varēsiet novērtēt, vai konkrētā sistēma atbilst jūsu vajadzībām. Atcerieties pievienot arī visas dokumentu un atskaišu izdrukas, Exceļus utt., jo lielāko daļu no tiem var iegūt automātiski no jaunās programmas.
Iesaistiet visus atslēgas darbiniekus, lai tie iedod savu viedokli un aktīvi piedalās procesā. Tas samazinās pretestību pret pārmaiņām, kā arī nodrošinās, ka atslēgas darbinieki uzņemas atbildību un apkopo savas svarīgākās problēmas.
Katrai prasībai norādiet prioritāti priekš sava biznesa.
Valodas un likumdošanas atbalsts
Šis punkts ir daļa no iepriekšējā, tomēr vēlos to izcelt atsevišķi. Izvērtējiet, kurās valstīs jūs strādāsiet un kādās valodās jums ir nepieciešams lietotāja interfeiss, kā arī valodas, kādā programmā vadīsiet datus. Dažas programmas to var nenodrošināt.
Un otrs – kādu valstu likumdošanu šai programmai jāatbalsta? Ņemiet vērā visas nianses, piemēram, algu aprēķinus, valsts atskaišu nodošanu, rēķinu izdrukas īpatnības, fiskālos likumus, akcīzes likumus, muitas noteikumus, PVN, datu apstrādes likumus utt.
Izvērtējiet!
Kad šīs lietas ir sagatavotas, var sākt komunikāciju ar piegādātājiem un lūgt tiem izvērtēt jūsu prasības un iesniegt piedāvājumus. Piebildīšu, ka vienai programmatūrai tirgū var būt pieejami vairāki piegādātāji/ieviesēji. Līdz ar to, vienai programmatūrai prasiet vērtējumu no vairākiem piegādātājiem, jo katram ir savs kompetences un cenu līmenis. Ja izskatāt variantu programmu izstrādāt “no nulles”, tad uzrunājiet arī tādus piegādātājus/izstrādātājus.
Programmatūras un piegādātāja izvēle ir divi dažādi, tomēr saistīti, procesi. Par piegādātāju izvēli nākamreiz.
Vai sistēma atbilst funkcionāli un konceptuāli?
Ja Jūsu prasības ir noformulētas kvalitatīvi, piegādātāji tās ir pareizi interpretējuši un aizpildījuši pēc vienotas struktūras, tad variet salīdzināt, cik daudz no Jūsu minētajām prasībām katra no programmām (un piegādātājiem vienas programmas ietvaros) nodrošina. Un, ja nenodrošina, tad kāda ir investīcija tās izstrādāt.
Pieprasiet demonstrāciju, kura balstīta tieši uz jūsu prasībām, nevis uz piegādātāja mārketinga scenārijiem. Sekojiet, lai demonstrācijā netiktu izlaista neviena prasība.
Vai programmatūra atbilst budžetam un termiņiem?
Noteikti pārbaudiet, vai kopējā ieviešanas summā ir visas izmaksas – ne tikai licence, bet arī visa veida darbi, kas nepieciešami, lai šo programmatūru uzstādītu, pielāgotu un palaistu dzīvē, kā arī jauni serveri un tiem nepieciešamā infrastruktūra. Tāpat ir svarīgi izskatīt nākamo gadu obligātos maksājumus par licenci un uzturēšanu.
Vai sistēmai ir pieredzējuši piegādātāji ar kapacitāti?
Pārbaudiet, vai programmatūrai tirgū pieejamie piegādātāji ir pieredzējuši biznesa nozarē, kurā strādājat Jūs. Un, ja ir, kuri konkrēti speciālisti, vai tie tiks iekļauti projektā un kāda ir to plānotā noslodze citos projektos. Šis nedaudz pārklājas ar piegādātāja izvēli, tomēr šeit ir svarīgi atlasīt sistēmu, kurai ir vismaz viens (ideāli – divi vai vairāk) kompetents piegādātājs, kurš var ne tikai skaisti runāt, bet arī kvalitatīvi un zinoši izdarīt.
Kāda pieredze konkurentiem un līdzīgajiem?
Noteikti ir jāizvērtē, kāda pieredze ar katru programmu ir citiem uzņēmējiem Latvijā un ārpus tās. Šeit ir jāskatās uz tādiem, kuri nodarbojas ar tādu pašu vai līdzīgu biznesu kā jums un ir tikpat lieli apjoma ziņā. Nevajag uzticēties tikai piegādātāju ieteiktajiem klientiem, meklējiet paši. Aizbrauciet vizītē, skatieties dzīvē, runājiet ar gala lietotājiem. Iztaujājiet gan par to, kas labi strādā, gan par to, kas nestrādā. Tas dos pilnīgāku ainu par to, vai programmatūras piegādātāju mārketinga kampaņas atbilst realitātei.
Nobeigumā
Ar šo informāciju vajadzētu pietikt, lai nosvērtos par labu vienai vai otrai sistēmai, un varētu sākt tālākas pārrunas ar piegādātājiem un izvēlēties sev piemērotāko no tiem, par ko stāstu šajā bloga ierakstā.
Bet pašlaik, gatavojaties un izvēlaties. 16 gadu laikā esam uzkrājuši lielu pieredzi biznesa vadības un nišu programmatūras jeb sistēmu izvēlē, un mēs ar prieku Jums palīdzēsim izvēlēties arī Jums piemērotāko. Piesakieties bezmaksas konsultācijai un izskatīsim piemērotāko veidu, kā varam Jums palīdzēt.