Organizācijai lemjot par jaunas ERP sistēmas ieviešanu, darbinieki var justies patīkami iedvesmoti. Pie apvāršņa jūtama cerība – esošās ERP programmas problēmas beidzot varētu tikt risinātas ar jaunas, sarežģītākas sistēmas palīdzību.
Pilnīgi iespējams, biji knapi paspējis izziņot plānoto projektu, kad tavi darbinieki jau sāka veidot jaunās ERP sistēmas vēlmju sarakstus. Un zini, iespējams, šie vēlmju saraksti turpinās augt līdz mirklim, kad kāds (visticamāk – projektu vadītāji) komandai atgādinās, ka projekta budžets tomēr ir ierobežots.
Ikviens ar pieredzi organizāciju pārmaiņu vadībā apliecinās: darbinieku degsme, ieviešot jaunu ERP vai citu sistēmu, ir galvenais veiksmes faktors sistēmas un jauno darba procesu pieņemšanai. Lai arī darbinieku vēlmju sarakstu noraidīšana budžeta vai laika ierobežojumu dēļ šo degsmi var mazināt, atceries – tev ir jākontrolē projekta mērogs.
Tātad – kā organizācijā ieviest ERP programmatūru, nodrošinot gan darbinieku iesaisti, gan projekta izdošanos? Atbilde: prioritizējot ERP sistēmas prasības vēl pirms ERP sistēmas izvēles!
ERP sistēmas prasību prioritizēšana var izklausīties kā vienkāršs uzdevums, taču mirklī, kad ikviens uzskata, ka tieši viņa funkcionālās prasības ir vissvarīgākās, vari nonākt strupceļā.
1. Definē projekta mērķus un mērogu
Iespējams, esi dzirdējis par “projektu vadības trijstūri” vai “trīskāršo ierobežojumu”, kurā “mērogs” (jeb projekta apjoms), “laiks” un “izmaksas” ir attēlotas katra savā trijstūra virsotnē, bet trijstūra vidū ir “kvalitāte”. Parasti šie 3 ierobežojumi ir izsvērti vēl pirms ERP projekta sākuma. Kamēr “laiks” un “izmaksas” ir viegli izskaitļojami, projektam progresējot, “mērogs” var kļūt nevaldāms – īpaši tad, kad runa ir par biznesa prasību apmierināšanu.
Tieši mēroga nenoteiktība ir viens no iemesliem, kādēļ projekta atklāšanas tikšanās (kick-off) ir tik svarīgas. Visiem iesaistītajiem (lietotājiem, analītiķiem, ERP konsultantiem u. c. iesaistītajām pusēm) klātesot, ir skaidri jādefinē ERP sistēmas ieviešanas biznesa mērķi un jānosprauž robežas – kādu problēmu risināšana ir ārpus plānotā projekta mēroga.
Projekta mērķis var būt tik vienkāršs kā vecās sistēmas nomaiņa, un tik sarežģīts kā uzņēmuma e-komercijas sistēmas pilnīga pārstrāde klientu servisa uzlabošanas nolūkos. Lai kāds būtu mērķis, pārliecinies, ka to saprot pilnīgi visi komandas biedri. Jo tieši šis solis samazinās biznesam nekritisku sistēmas prasību uzstādīšanu, kas var notikt projekta gaitā.
2. Definē biznesa kritiskos procesus
ERP sistēmas ieviešanas gaitā skarto biznesa procesu definēšana ļaus saprast projekta mērogu. Identificējot šos biznesa procesus, vēlams dokumentēt, kā tie darbojas esošajā sistēmā. Tādējādi būs vieglāk izveidot saraktu ar minimālajām prasībām, kas nodrošinātu biznesa funkcionēšanu arī pēc jaunās sistēmas ieviešanas.
Vienlaicīgi, dokumentējot esošos biznesa procesus, ERP projekta komandai vajadzētu fokusēties uz biznesa vajadzībām un neuzlikt esošās sistēmas uzstādītos ierobežojumus augstāk par to, kas biznesam patiesi nepieciešams.
3. Uzlabo esošos procesus
Ja nepieciešams paaugstināt darba efektivitāti, uzlabot darbinieku sadarbību vai sasniegt kādu citu mērķi, biznesa procesu pārstrukturēšana ir īstais risinājums. Mēs iesakām pārstrukturēt esošos biznesa procesus vēl pirms ERP sistēmas izvēles un ieviešanas. Kādēļ? Jo tiem funkcionālajiem aspektiem, kas vairo uzņēmuma konkurētspēju (klientu serviss, piegādes ķēdes vadība u.c.), nevajadzētu būt standartizētiem. ERP programmai ir jāpakārtojas biznesa procesiem tajos gadījumos, kad šie procesi ir kritiski, lai būtu priekšā konkurentiem vai saglabaātu sava biznesa identitāti.
Kad esi uzlabojis procesus, kas atšķir tavu uzņēmumu no konkurentiem, vari sākt lūkoties uz ERP sistēmu funkcionalitāti.
Lai arī diferencējošajiem procesiem nevajadzētu tikt standartizētiem, nav izslēgts, ka arī standartizētie procesi var nest labumu uzņēmuma konkurētspējai. ERP sistēmu piegādātāji iegulda milzu līdzekļus un laika resursus, papildinot sistēmas iespējas, lai apmierinātu pēc iespējas plašāku klientu loku.
4. Veic fit-gap analīzi
Pētot ERP sistēmu funkcionalitāti, vari veikt fit-gap analīzi. Tā sapratīsi, kurā vietā potenciālā ERP sistēma saskan ar tava uzņēmuma prasībām, bet kurā – nesaskan. Pārbaudot katru uzņēmuma definēto prasību pret katru potenciālo ERP sistēmu, var noteikt, kuras prasības sistēma apmierina (fit), bet kuru dēļ nepieciešama modifikācija (gap).
Prasības, kuras sistēma apmierina (fits), parasti tiek prioritizētas, ilgi nedomājot. Prasības, kuru pilnīgai apmierināšanai ir veicama kāda neliela darbība (piemēram, programmēšana vai integrācija) ir jāprioritizē, lai pārliecinātos, ka ieguvums būs lielāks nekā ieguldāmais darbs.
Prasības, kuru apmierināšanai sistēma jāmodificē (gaps), vajadzētu atstāt prioritāšu saraksta lejasdaļā. Ja šādu prasību ir daudz, prioritizēšana kļūst sarežģīta, tāpēc ir vērts “paravēt” ERP sistēmas prasību virkni un saprast, vai sistēma šīs prasības nevarētu apmierināt citādāk, nekā sākotnēji domāts.
Ja prioritāšu sarakstā arvien atrodas “gap” prasības, kurām nepieciešama sistēmas pielāgošana, tās vari mēģināt attaisnot, veicot izmaksu analīzi. Analīzes laikā uzdod šādus jautājumus:
- Kāda būs ietekme uz biznesa procesiem, ja prasība netiks apmierināta?
- Papildu darba stundas?
- Līdzekļu zaudējumi?
- Ietekme uz klientu apmierinātību?
- Atbilstības problēmas?
- Kā tas ietekmēs projekta laika plānu?
- Cik papildus stundu ir nepieciešams?
- Vai projektam ir resursi šī darba veikšanai?
Balstoties uz šiem jautājumiem, iespējams saprast katras “gap” prasības pielāgošanas izmaksas un ieguvumus un izlemt, vai ir vērts paturēt šo prasību prioritāšu sarakstā.
5. Klasificē biznesa prasības
Kad paturamās prasības ir apzinātas, projekta komanda var klasificēt katru prasību kādā no 3 kategorijām: obligātas, pievienotās vērtības un papildus (nice-to-have) prasības.
Obligātās prasības
Obligātās prasības ir tās, bez kurām biznesa procesi gluži vienkārši nevar notikt.
Analizējot projekta izmaksas, obligāto prasību ieviešanas radītās izmaksas vajadzētu atskaitīt no projekta kopējā budžeta. Pievienojot jaunas prasības obligāto prasību pulkam, budžets sarūk un līdzekļu apjoma samazināšanās ļauj projekta komandai racionāli vērtēt to, kuras prasības ir pašas būtiskākās.
Pievienotās vērtības prasības
Pievienotās vērtības prasības nav kritiski svarīgas biznesa funkcionēšanai. Tomēr šīs kategorijas prasības var dot biznesam būtisku pienesumu.
Piemēram, iedomāsimies, ka tava projekta mērķis ir vienkārša novecojušas ERP sistēmas aizstāšana. Tamdēļ projekta gaitā tu neplāno ieviest jaunus biznesa procesus. Ja esošā sistēma nepiedāvā iespēju nosūtīt klientam e-pastu brīdī, kad pasūtījums ticis izsūtīts, šāda prasība neietilpst tava projekta mērogā un līdz ar to nav obligāta prasība.
Taču, ņemot vērā, ka apstiprinājuma e-pasti kļuvuši par standartu e-komercijas industrijā, šāds jauninājums varētu sniegt tavam biznesam pievienoto vērtību. Līdz ar to šis ir labs pievienotās vērtības prasības piemērs.
Papildus (nice-to-have) prasības
Prasības, kuras iekrīt papildus prasību kategorijā, parasti tiek izskatītas projekta vēlākajās stadijās. Šīs ir prasības, kuru esība nav nedz biznesam kritiska, nedz dižu vērtību pievienojoša.
Piemēram, lietotājs var pieprasīt pārskatu par to, cik nokavētas piegādes konkrētā laika periodā ir veicis katrs piegādātājs. Lai arī šie dati ir sistēmā pieejami, lietotājs vēlas tieši pārskatu, kas piedāvā šo datu apkopojumu. Šī varētu būt tipiska papildus prasība.
Klasificējot prasības, iesakām vadīties pēc projekta budžeta, laika plāna un mēroga. Tāpat ir svarīgi veicināt komunikāciju un sadarbību starp visiem projektā iesaistītajiem – tā nodrošināsi objektīvu skatu uz to, kas biznesa procesos jāprioritizē.
Kura ERP sistēma ir piemērotākā tavam biznesam?
Vienīgais veids, kā atbildēt uz šo jautājumu, ir prioritizēt sava biznesa prasības. Tam nepieciešama vienprātība par projekta mērķiem, stingri definēts mērogs un – itin bieži – esošo procesu uzlabošana.
Vēlies pieredzējušu speciālistu atbalstu, izvēloties ERP sistēmu, kas atbilst tava uzņēmuma prasībām?
Kā izvēlēties piemērotāko biznesa vadības ERP programmu? Lasi šeit.
Kā izvēlēties piemērotāko ERP programmatūras piegādātāju? Lasi šeit.