ged2

12 iemesli super-efektīvām sapulcēm

Efektīva laika plānošana un darba organizēšana. Efektīva laika pavadīšana. Efektīvu sapulču plānošana un vadīšana. Šie un vēl līdzīgi jautājumi vienmēr ir bijuši ļoti populāri. Katrs projektu vadītājs (un ne tikai) ikdienā saskaras ar sapulcēm, tādēļ viņam ir ļoti svarīgi panākt super-efektīvas sapulces.

Par tēmu, kā organizēt un vadīt efektīvas sapulces, sāku domāt jau labu laiku atpakaļ, piedaloties dažādu projektu gan savās, gan citu organizētās sapulcēs. Bieži uzdevu sev jautājumus – ko es te vispār daru, kādēļ viņi nav sagatavojušies, kādēļ atkal viss ievelkas utt. Vienā brīdī sapratu, ka man ir apnikušas neefektīvas sapulces. Apnicis tādās sēdēt. Apnicis tādas vadīt.

Tagad ir pagājis ļoti ilgs laiks, kad pēdējo reizi esmu sēdējis neefektīvā sapulcē. Esmu saņēmis neskaitāmus komplimentus par ideāli novadītām sapulcēm un darbnīcām. Un tam ir savi iemesli, ar kuriem vēlos dalīties šajā blogā.

Gan vadītājam, gan izpildītājam laiks ir tik, cik tas ir. Atsēdēšana sapulcēs ir milzīgs laika zaglis. Tādā veidā tiek nozagts laiks, ko sapulces dalībnieki varētu investēt, koncentrējoties katrs uz saviem uzdevumiem.

Kā atpazīt neefektīvu sapulci? Tā, piemēram, ir sapulce, kas ievelkas, tās laikā tiek runāts par tēmām, kas nav sapulces dienas kārtībā, tās rezultāts nesniedz virzību projektā.

Kas tad Tev kā projektu vadītājam ir jāzina (lasi – jādara), lai panāktu efektīvu sapulci?

1. Plāno sapulci tikai tad, kad tas tiešām ir nepieciešams

Pirms sasaukt sapulci padomā – vai tā ir vienīgais veids, kā panākt vajadzīgo rezultātu. Varbūt ir citas efektīvākas komunikācijas metodes kā iegūt nepieciešamo informāciju vai lēmumu? Ir vērts parēķināt, cik izmaksās Tava sapulce un kāds būs ieguvums.

Padomā arī, vai sapulci rīkot 1:1 (aci pret aci) vai grupā. Ņem vērā tā saukto “aculiecinieka efektu”.

2. Paredzi sapulcei pietiekami daudz laika

Novērtē sapulces svarīgumu attiecībā pret biznesa vai projekta mērķiem. Jebkurai sapulcei nepieciešams ieplānot tik daudz laika, cik objektīvi tai nepieciešams. Piemēram, esmu piedalījies vadības izsludinātās stratēģijas plānošanas sapulcēs, kurām paredzēta viena stunda, bet pēc tēmām jau ir skaidrs, ka šādai sapulcei ir nepieciešams vismaz četras reizes vairāk laika. Rezultātā sapulces ievilkās, un daudzi stratēģiski jautājumi tā arī netiek izrunāti. Un kā var vadīt projektu ar neskaidru stratēģiju? Ir tēmas, kurām ir nepieciešams veltīt ļoti daudz laika, kuras noteikti ir jāizrunā detalizēti. Svarīgi neiebraukt otrā grāvī – stundām diskutēt par sīkumiem, kuru vērtība projektā ir tik maza, ka patērētais laiks nekad neatmaksāsies.

3. Iepriekš definē sapulcē apspriežamās tēmas (agenda)

Uz katru sapulci skaidri definē tēmas, par kurām sapulcē tiks runāts. Izsūti tās sapulces dalībniekiem kopā ar ielūgumu uz sapulci. Vēlams, lai tēmas tiktu definētas kā mērķis, ko vēlas sasniegt. Piemēram, “izrunāt un definēt portāla autentifikācijas mehānismu”.

4. Sagatavojies sapulcei un palīdzi citiem dalībniekiem sagatavoties

Pirmkārt, Tev kā sapulces organizatoram ir jāsagatavo nepieciešamie uzskates materiāli, tādi kā prezentācija, apspriežamie dokumenti utt. Tie palīdz vieglāk un efektīvāk uztvert informāciju sapulces laikā. Otrkārt, aicinot dalībniekus, ir skaidri un precīzi jānorāda, kas katram no dalībniekiem ir jāsagatavo priekš šīs sapulces. Atceries, ka ir jāparedz laiks, lai dalībnieki var paspēt kvalitatīvi sagatavoties.

5. Pieturies pie tēmas

Cilvēkiem kā jau cilvēkiem, tīri dabīgi, patīk novirzīties no tavuprāt svarīgās tēmas un apspriest viņuprāt emocionāli svarīgākas aktualitātes. Šādos gadījumos vērs dalībnieku uzmanību uz sapulces tēmām un mērķiem, palīdzi viņiem nenovirzīties. Ja tomēr sapulces ietvaros parādās kāda svarīga jauna aktualitāte, kuru ir nepieciešams izrunāt, tad vai nu vienojies ar visiem sapulces dalībniekiem par iespēju pagarināt sapulci, vai ieplāno, pēc iespējas tuvākā laikā, jaunu sapulci par šo tēmu.  

6. Pārliecinies, ka ir kāds, kurš dokumentē pieņemtos lēmumus, kā arī sapulces laikā apstiprinātos uzdevumus

Pieņemto lēmumu dokumentēšana ir kritiski svarīga, lai dalībnieki pēc tam varētu vēlreiz šos lēmumus pārlasīt un pārliecināties, ka visi tos ir nepārprotami sapratuši. Savukārt, uzdevumu uzskatāma apkopošana ir svarīga, lai iesaistītās puses skaidri zinātu kas, kuram un kad pēc šīs sapulces ir jāizdara. Ir svarīgi, lai katram uzdevumam būtu norādīts atbildīgais un termiņš.

7. Izsūti sapulces pierakstus pēc sapulces

Kā jau minēju iepriekšējā punktā, ir svarīgi, lai cilvēki varētu iepazīties ar pieņemtajiem lēmumiem un uzdevumiem. Cilvēkiem tos vajag saņemt rakstiski e-pastā. Šo informāciju izsūtīt vajag arī tiem, kuri bija ielūgti, bet neieradās, kā arī tiem, uz kuriem attiecas pieņemtie lēmumi. Atceries arī, ka cilvēks pēc savas dabas vairāk uzticas rakstītajam, nekā mutiski runātajam.

8. Kontrolē laiku

Sapulcē laika zagļi ir dažādi. Līdz ar to, sapulci sāc laicīgi un beidz laicīgi. Ja kāds bez brīdinājuma kavē sapulci, sāc sapulci bez šīs personas, lai nekavētu pārējo laiku. Sapulces laikā regulāri seko līdzi laikam. Ja jūti, ka neapspēsi izrunāt visas ieplānotās tēmas, tad laicīgi par to brīdini dalībniekus, un vienojies par papildlaiku vai citu risinājumu. Normālā gadījumā sapulcei jābeidzas laicīgi vai pat nedaudz ātrāk nekā plānots, lai cilvēki var mierīgi doties savās nākamajās saplānotajās aktivitātēs.

9. Uz sapulci aicini tikai tos cilvēkus, kuri pa tiešām ir nepieciešami

Vai esi dzirdējis par tā saucamajām hi-bye sapulcēm? Tās ir sapulces, kurās vienīgais, ko dalībnieks pasaka ir hi sapulces sākumā un bye sapulces beigās. Respektīvi, viņa pienesums sapulcei ir nulle. Ļoti kritiski izvēlies tos dalībniekus, kuri tiešām var dot artavu apspriežamajām tēmām. Daudziem cilvēkiem var būt viedoklis, bet to var noskaidrot arī pirms sapulces un sapulces laikā par to paziņot pārējiem, vai vienkārši ņemt to vērā. Ja uz kādu no dalībniekiem attiecas tikai viena no sapulcē apspriežamajām tēmām, tad labāk šo tēmu apskatīt atsevišķā sapulcē, lai dalībniekam nav jāatsēž pārējais laiks. Vai arī izskatīt šo tēmu sapulces sākumā un atbrīvot dalībnieku no turpmākās dalības sapulcē. 

10. Iesaisti visus sapulces dalībniekus

Pārliecinies, ka visi sapulces dalībnieki tiek uzklausīti un viņu teiktais tiek ņemts vērā. Atceries, ka eksperti bieži mēdz būt kautrīgi un intraverti. Tādēļ pārliecinies, ka arī viņi izsaka savas domas.

11. Virzi sarunas nevis uz vainīgā, bet uz risinājuma meklēšanu

Visām sapulcēm mērķis ir atrast risinājumus un pieņemt lēmumus. Vainīgā meklēšana vairumā situāciju var strādāt demotivējoši un pazemojoši. Tas neliedz izcelt un atrunāt lietas, kuras ir jāuzlabo, arī konkrētu cilvēku sniegumos. Viss ir atkarīgs no tā, kā šāda saruna tiek komunicēta sapulces ietvaros. Nekādā gadījumā publiski nekritizē kādu sapulces dalībnieku. Var būt gadījumi, kur vainīgo meklēšana ir daļa no projekta procesa. Tie ir specifiski gadījumi, kur sapulces mērķis ir izprast situācijas cēloņus, lai rastu risinājumu un ieviestu uzlabojumus.

12. Garākās sapulcēs ieplāno pauzes, lai cilvēki var apmierināt savas dabiskās vajadzības, pārbaudīt e-pastus un telefonus

Ja cilvēki ir nosēdējuši labu laiku sapulcē, tad loģiski, ka cilvēkiem parādās nepieciešamība apmierināt dabiskās un ierastās vajadzības. Ja tas netiek izdarīts, cilvēki kļūst stresaini un nemierīgi. Viņu prātus apzināti vai neapzināti aizņem domas par šo vajadzību apmierināšanu, zūd spēja koncentrēties. Kā arī, ilgi koncentrējoties uz sapulci var vienkārši iestāties nogurums. Tapāt ir nepieciešams izvedināt telpu, lai būtu svaigs gaiss. Nevajag uzskatīt, ka, ja cilvēkam vajadzēs pauzi, viņš paprasīs. Kā jau minēts iepriekš, diez gan bieži cilvēki ir kautrīgi un intraverti (attiecīgās situācijās). Savukārt vadības cilvēkiem var radīt diskomfortu un stresu neatbildētie zvani un neizlasītie e-pasti, kas mūsdienu dinamiskajā pasaulē ir svarīgi. Optimāli būtu taisīt 10-15 minūšu ilgu pārtraukumu ik pēc 1,5 – 2 stundām.

Secinājums

Lai arī brīžiem šķiet, ka sapulces ir labākais veids, kā risināt jautājumus un pieņemt lēmumus – tā nu tas gluži nav. Nav arī tā, ka sapulce ir laiks atpūtai un pļāpām par dzīvi. Tas nenozīmē, ka sapulcēm vienmēr jābūt lietišķām un ļoti nopietnām – tām ir jāuztur uzņēmuma kultūra, un vienlaicīgi jābūt plānotām, strukturētām un kontrolētām.

Rezumējot. Nepieciešams izvērtēt sapulču lietderīgumu. Ja sapulce nepieciešama, tad projektu vadītājam ir jāsagatavojas un jāsagatavo dalībnieki. Sapulces laikā jāstrādā, lai pārliecinātos, ka plānotās tēmas tiek izrunātas, atslēgas cilvēki ir izteikušies, viedokļi tiek ņemti vērā, visi iekļaujas plānotajā laikā un ir kāds, kurš dokumentē lēmumus un uzdevumus. Pēc sapulces jāinformē visi sapulces dalībnieki un ieinteresētās puses par sapulces rezultātu. Kādi ir Tavi ieteikumi un triki super-efektīvām sapulcēm? Vai ir vēl kas, ko neesmu ņēmis vērā? Padalies!

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *