Ikdienā strādāju ar uzņēmumiem, kuri vēlas ieviest ERP, noliktavas uzskaites, CRM vai citu programmatūru, un esmu novērojis, ka lielākā daļa uzņēmēju nespēj pilnvērtīgi atbildēt uz šādiem jautājumiem:
- Kāds mērķis ir šādas programmatūras ieviešanai? Kā izmērīsiet, vai tas ir ticis sasniegts?
- Vai ir sakārtoti un optimizēti biznesa procesi, lai saprastu, ko tieši no šādas programmatūras ir nepieciešams iegūt?
- Kā izmērīsiet, vai investīcija attaisno sevi gan projektam kopumā, gan katrai konkrētai vajadzībai / prasībai / mērķim?
Šajā bloga ierakstā pastāstīšu, ko nozīmē šie jautājumi un kādēļ ir svarīgi atbildēt uz tiem jau pirms sarunas ar programmatūras piegādātājiem.
Biznesa transformācija
Pirmkārt, gribu akcentēt, ka jebkuras ERP, CRM vai citas tikpat nopietnas programmatūras ieviešana ir sarežģīts process, kas prasa ne tikai uzstādīt programmu uz datoriem, bet arī mainīt biznesa procesus, darbinieku pienākumus un ieradumus. Tas nozīmē, ka tā var izvērsties par visa jūsu biznesa transformāciju (to tagad moderni sauc par digitālo transformāciju), un šādā projektā noteikti ir jāizmanto pārmaiņu vadības komponentes (Change Management).
Jebkura šāda veida transformācija sastāv no 3 kritiskiem stūrakmeņiem:
- Biznesa procesi – nosaka, kā strādā uzņēmuma darbinieki un dažādi tehnoloģiskie risinājumi (programmas, iekārtas). Procesi radīti, lai uzņēmums sasniegtu savus uzstādītos mērķus.
- Cilvēki – uzņēmuma darbinieki, kuri vienoti darbojas pēc definētajiem biznesa procesiem un izmanto dažādas tehnoloģijas, lai šos procesus efektīvi pildītu.
- Tehnoloģijas – programmatūra un dažādi citi tehnoloģiski rīki, tai skaitā ERP programmatūra, kas nodrošina uzņēmuma procesu automatizāciju.
Ja kādu no šiem punktiem neņem vērā, tad projekts klibos un, visticamāk, neizdosies (cietīs kvalitāte, termiņi, budžets, biznesa veiktspēja utt.). Jūsuprāt, skan loģiski? Bet ļoti reti kurā projektā uzņēmējs ir pārdomājis visus iepriekš minētos aspektus. Lai gan tie ir kritiski svarīgi sekmīgai programmatūras ieviešanai!
Izmērāms mērķis
Visiem ir zināms, – lai kaut ko sasniegtu, ir jābūt skaidram definētam mērķim. Ja uzņēmējs nevar pamatot, ar kādu mērķi tiek plānots ieviest programmatūru un kā tas atbalsta uzņēmuma uzstādītos mērķus, tad ieteikums būtu pakāpties soli atpakaļ un padomāt. Kā definēt mērķus? Populārākā ir tā saucamā SMART mērķu pieeja.
Ko jūs domājat par šiem mērķiem?
- Uzlabot sistēmas veiktspēju
- Apkalpot vairāk klientus
- Ērtāks interfeiss
Šāda tipa mērķi ir izplūduši, un būs grūti noteikt, vai tie ir sasniegti, kad programmatūra ieviesta. Mērķiem ir jābūt konkrētiem, sasniedzamiem, mērāmiem, reālistiskiem un ar termiņu.
Izmērāmu mērķu piemēri:
- Līdz projekta beigām paātrināt pārdošanas rēķinu ģenerēšanu par 50%, lai nodrošinātu plānoto uzņēmuma izaugsmi par 30% tuvākajos 3 gados
- Vienam pārdevējam spēt apkalpot par 30% vairāk klientu, sākot ar 2019. gada augustu
Izvirzot precīzus mērķus, kļūst iespējams:
- Uzstādīt vienotu izpratni visiem projekta dalībniekiem par projekta jēgu un virzienu
- Gan projekta sākumā, gan projekta laikā spēt noteikt prioritātes prasībām pret programmatūru
- Dot fokusu projekta komandai uz konkrētiem biznesa procesiem (vai to daļām) un funkcionalitāti
Sakārtoti un optimizēti biznesa procesi
Vai jūs sasniegsiet uzstādītos mērķus, automatizējot savus esošos biznesa procesus ar programmatūru? Kā jūs to zināt? Kas par to liecina?Piemēram, kā jūs varat būt pārliecināti, ka tieši CRM programmatūra var atrisināt to, ka vienu pārdošanas rēķinu gatavo 5 dažādi cilvēki? Loģiski, ka jāpārskata process un jāoptimizē tā, lai rēķinu gatavotu tikai 1 cilvēks. Iespējams, ka te vajag jaunu programmatūru, bet tikpat labi varētu arī iztikt ar esošiem rīkiem. Līdzīgi, ja vēlaties ar noliktavas uzskaites sistēmu risināt to, ka ražošanas ceha meistari bez saskaņošanas no noliktavas “aizņemas” izejvielas. Ne visi apzinās kļūdas biznesa procesos. Uzņēmēji reizēm nepamana, ka problēma ir tieši kopējā procesā, nevis rīkos vai cilvēkos.
Šeit primāri ir jāsakārto biznesa process. Un varbūt pat izrādīsies, ka jauna programmatūra nav nepieciešama, bet ir jāpielabo esošā un jāstrādā ar cilvēkiem, lai viņi ievērotu biznesa procesu.
Svarīgi atzīmēt, ka biznesa procesu apzināšanu un uzlabošanu nevar veikt vienpersoniski, – tas nekad neizdodas. Ir jāiesaista visi uzņēmuma atbildīgie cilvēki (augsta un vidēja līmeņa vadītāji, piemēram, pārdošanas pasūtījuma apstrādes procesā tā var būt valde, pārdošanas, ražošanas, noliktavas, iepirkumu un loģistikas vadītāji).
Visefektīvākais ir iesaistīt ārēju neatkarīgu ekspertu, ar kuru kopā bez sakāpinātām emocijām visi uzņēmuma atbildīgie cilvēki var apsēsties pie viena galda, lai uzzīmētu un tajā pašā laikā saskaņotu un optimizētu biznesa procesu. Procesu var zīmēt un attēlot gan virspusēji, gan detalizēti. Var pat zīmēt dažādus procesu variantus un ar modelēšanas automatizācijas rīkiem aprēķināt, kurš ir efektīvākais. Par to sīkāk citreiz. Galvenais paturēt prātā uzņēmuma un projekta mērķus, atrast problēmas esošajos procesos un tās novērst.
Bieži jaunie procesi paredz darbinieku vai pat uzņēmuma struktūras reorganizāciju. Tādēļ ir svarīgi strādāt ar darbinieku bailēm un pretestību pret pārmaiņām (jau minētā pārmaiņu vadība).
Būtu ieteicams “kāpt ārā no savas kastes” (ieradumi, vadības / kolēģu spiediens, tehniskie ierobežojumi) un procesu zīmēšanā lidot kā fantāzijā pa ideālo pasauli. Tā rodas inovatīvas idejas. Un tā ir vēl viena lieta, kur eksperts no malas var palīdzēt, jo viņam, iespējams, ir zināšanas par citiem uzņēmumiem, tehnoloģijām un tendencēm konkrētā sfērā.Tātad vispirms definējam mērķus, ko gribam panākt, un tad pārskatām procesus, lai ar tiem varam šos mērķus sasniegt.
Ir uzskats, ka ir jāizvēlas programmatūra un tad jāpielāgo bizness tam, kā tā strādā. Šī pieeja der ļoti retos gadījumos, un tajā ir kaudze ar riskiem.
Kad procesi gatavi, mēs varam definēt biznesa un tehniskās prasības programmatūrai, un, iespējams, arī citām tehnoloģijām (ražošanas līnijas, mobilās iekārtas, kases utt.). Visas lietas, kuras procesos nevaram ielikt, apkopojam sarakstā ar prasībām (piemēram, kādi lauki nepieciešami klienta kartiņā, kā jāizskatās paletes marķējuma izdrukai utt.), nosakām katrai prasībai jēgpilnu prioritāti (ir dažādas metodes, kā to paveikt).
Vai investīcija attaisno sevi
Šis ir pats svarīgākais jautājums no biznesa vadības viedokļa, bet paradoksāli, ka ļoti reti tas tiek uzdots, un vēl retāk – aprēķināts. Piegādātāji bieži aizbildinās, ka tas ir sarežģīts un neprecīzs aprēķins, respektīvi, nav iespējams. Bet vai tiešām tā ir?
Ir iespējams veikt aptuvenu indikatīvu investīciju atdeves aprēķinu katras prasības un procesa uzlabojuma kontekstā. Jā, tas prasa laiku, tomēr ne tik daudz, lai no tā atteiktos, it sevišķi, ja ir vēlme investēt nozīmīgas summas.
Piemēram, jūs prasībās iekļaujat jaunu, skaistu atskaiti, kuras izstrādes investīcija ir 1000 EUR. Varam aprēķināt, ka šāda atskaite ieekonomēs 10 minūtes ceturksnī tikai vienam darbiniekam uzņēmumā. Vai tas atmaksājas? Visticamāk, nē.
Vai ieviest iepirkumu plānošanas risinājumu ar investīciju 5000 EUR (licences, programmēšana, konfigurācija, apmācības utt.)? Rezultātā var samazināt iepirkumu menedžeru skaitu no 3 uz 1. Un kā ar šo, atmaksājas? Protams, jau pāris mēnešu laikā.Arī kopējā projekta investīciju atdeve būs atkarīgā no tā, cik un kādas prasības jums ir definētas.
Kas notiek, ja neizvirza mērķus, neoptimizē procesus un nepamato investīcijas
Ja nav mērķu, nav iespējams saprast, vai projektam un prasībām ir jēga. Ja nav optimizēti procesi un noteiktas prioritātes, jūs, iespējams, neatrisināsiet savas problēmas, kuru dēļ projektu uzsākāt. Rezultātā projekts var neizdoties.
Kas notiek ar biznesu pēc programmatūras ieviešanas, ja neesat tai sagatavojušies:
- Nekādu biznesam nozīmīgu izmaiņu – nav nekādu ieguvumu, bezjēdzīgi iztērēta nauda, kura sevi neatpelnīs
- Automatizēti neefektīvi procesi – biznesam katru mēnesi rodas zaudējumi no tā, ka tas neefektīvi strādā
- Kritums klientu apmierinātībā – ja sistēma automatizē neefektīvus procesus vai nevajadzīgas prasības, tas var vēl vairāk pasliktināt klientu apkalpošanas kvalitāti vai ātrumu
- Kritums darbinieku motivācijā – ja personāls nejutīs ieguvumu un uzlabojumus no šādas sistēmas, tā būs tikai kā apgrūtinājums un, iespējams, demotivēs darbiniekus un samazinās veiktspēju
Apkopojums
Jaunas programmatūras ieviešana ir svarīgs stratēģisks biznesa lēmums, kuru ir nepieciešams uztvert tikpat nopietni kā jebkuru citu biznesu mainošu projektu.
Tātad:
- Uzstādām mērāmus (SMART) mērķus
- Uzlabojam esošos biznesa procesus tā, lai tie spētu šos mērķus sasniegt
- Definējam prasības un to prioritātes jaunajai programmatūrai un citām tehnoloģijām
Tagad mēs jau zinām, ko gribam, un tālāk varam:
- Veikt piegādātāju cenu aptauju
- Izvērtēt katru piedāvājumu un katras prasības investīcijas atdevi
- Izvēlēties programmatūru un piegādātāju, kas atbilst mūsu mērķiem un procesiem
Jūs jautāsiet, vai šāda pieeja nav pārāk smagnēja un der arī maziem un vidējiem uzņēmumiem? Jā, der! Līdzko jums ienāk prātā ieviest jebkādu programmatūru, tas ir izdarāms jebkura lieluma uzņēmumā. Jums tikai jāizprot, kāda mērķa vārdā jūs to darāt un vai šī programmatūra šo mērķi sasniegs.
Un jā – sagatavošanās programmatūras ieviešanai ir jāveic arī šķietami mazākām programmām, piemēram, CRM. CRM ir kritiska biznesa sastāvdaļa lielākā daļā no biznesiem, un tai ir jābūt salāgotai ar pārējām biznesa struktūrām vienotā procesā.Mēs, Gedvillo Consulting, palīdzam mērķu un procesu pārskatīšanā, izvērtējot, cik liela detalizācija katrā gadījumā ir nepieciešama. Mūsu mērķis ir pēc iespējas vienkāršāk panākt maksimāli efektīvu rezultātu, pielietojot dažādas metodes un pieejas gan procesu optimizācijā, gan darbā ar cilvēkiem, gan programmatūras un piegādātāju atlasē.