Kādēļ Latvijā un pasaulē ir tik daudz neizdevušās biznesa sistēmu (gan ERP, gan jebkuru citu biznesa procesu automatizējošu sistēmu) ieviešanas? Cik šiem uzņēmumiem patiesībā izmaksā biznesa sistēmu ieviešana? Jebkuras biznesa sistēmas ieviešana ir liels un stratēģisks lēmums, kuram ir jāiet roku rokā ar uzņēmuma darbības stratēģiju un biznesa specifiku. Un ar lēmumu viss tikai sākas – no sistēmas ieviešanas kvalitātes ir atkarīgs ne tikai, cik sistēma labi strādās, bet arī, cik daudz klienta bizness no tās iegūs un efektīvi tas darbosies.
Latvijas tirgū ir pieejami dažādas kompetences un kvalitātes piegādātāji, bet vai visi ir spējīgi nodrošināt kvalitatīvu un efektīvu sistēmas ieviešanu? Vai visiem ir izpratne, ko patiesībā nozīmē ieviest biznesa sistēmu?
Zemāk esmu uzskaitījis biznesa sistēmu ieviešanas stratēģijas, kuras katram klientam pašam ar sevi un pēc tam kopā ar potenciālajiem piegādātājiem ir jāizrunā un jādefinē. Ja piegādātājs nav spējīgs sniegt konsultācijas šajos jautājumos, tad zvaniet man, un es palīdzēšu šīs stratēģijas definēt, vai izvēlēties citu piegādātāju.
Šīs stratēģijas palīdzēs ne tikai saprast, kādas globālas pārmaiņas būs nepieciešamas klienta uzņēmumā, bet arī virspusēji novērtēt projekta apjomu (nopietnību).
Tiem ieviesējiem un klientiem, kuri uzskata, ka nav vērts tērēt laiku uz šādām lietām – iesaku parēķināt, cik izmaksās neizdevies biznesa sistēmas ieviešanas projekts! Ne tikai piegādātājam samaksātā nauda, bet arī klienta darbinieku iztērētais laiks un enerģija, kā arī iedragātā ticība biznesa sistēmu vērtībai.
1. Uzturēšanas stratēģija
| Darbinieks | Ārpakalpojums | |
| Plusi | Dziļākas zināšanas par organizāciju un labāka tās procesu izpratne. Lētāka elementāru atbalsta procesu nodrošināšana. | Atbalsts specializēts konkrētajā funkcionalitātē vai tehnoloģijā.Citu uzņēmumu pieredze. Zemākas izmaksas. |
| Mīnusi | Mazāka iespēja izmantot pieredzi no citiem uzņēmumiem. Mazāka iespēja specializēties un kļūt par ekspertu.Lielākas izmaksas. | Seklāka izpratne par organizācijas biznesa procesiem. Ierobežotas iespējas organizācijas iekšienē veidot kompetences un pieredzes centru. |
Optimālais risinājums ir ļoti atkarīgs no uzņēmuma izmēra un biznesa specifikas. Ļoti bieži klienta pusē ir galvenie (super)lietotāji, kuri pārzina sistēmu savā biznesa sfērā (finanšu vadītājs, ražošanas vadītājs), tie pārzina sistēmu ikdienas darbu līmenī, un griežas pie ārpakalpojuma tikai gadījumos, ja rodas sarežģītas netipiskas situācijas, vai ja nepieciešami sistēmas pielāgojumi.
2. Pārejas stratēģija
| Bez paralēlām sistēmām | Paralēlas sistēmas | |
| Plusi | Viena sistēma, ko uzturēt pēc palaišanas. Mazākas “liekās” izmaksas. | Zemāki pārejas riski.Mazāks darbinieku stress par datu un algoritmu darbības korektumu. Dod iespēju papildus pārbaudīt datus un procesus. |
| Mīnusi | Lielāki pārejas riski.Lielāka organizācijas pretestība un spiediens. | Ambiciozs darba apjoms sistēmas lietotājiem. Risks zemākai datu kvalitātei.Vairākas sistēmas, kuras jāuztur.Lielākas “liekās” izmaksas. |
Pieredze rāda, ka klienti bieži vēlas uzturēt paralēlās sistēmas, jo trūkst pārliecība, ka jaunā sistēma apstrādās un analizēs datus korekti. Tomēr klients neapzinās to darba apjomu, kas darbiniekiem ir jāuzņemas. Jāatceras, ka darbiniekiem jau tā būs nepieciešams papildus laiks, lai pierastu pie jaunās sistēmas un iemācītos tajā ievadīt datus, kur nu vēl to darīt divās sistēmās paralēli. Tā vietā pārliecību par jauno sistēmu iesaku gūt investējot pilnvērtīgās un efektīvās apmācībās, kurām seko izsmeļoši lietotāju akcepttesti un darbinieku gatavības novērtēšana.
3. Resursu stratēģija
| Iekšējie resursi – klients vada visas aktivitātes | Ārējie resursi – palīdz klientam vadīt visas projekta aktivitātes | |
| Plusi | Zemākas sākotnējās izmaksas.Ideāli, ja klienta resursiem ir pietiekama kapacitāte. | Atbrīvo klienta resursus saviem tiešajiem pienākumiem, kuros tie ir speciālisti un eksperti.Ļauj izmantot pieredzi un labāko praksi no citām sistēmas ieviešanām.Zemāki riski, īsāks projekts un zemākas kopējās izmaksas. |
| Mīnusi | Neoptimāla biznesa ekspertu izmantošana.Retāk tiek noturēts fokuss uz projekta izdošanās faktoriem – projekta vadību, pārmaiņu vadību utt.Lielāki kopējie projekta riski. | Risks kļūt atkarīgiem no ārējiem resursiem. |
Vislabākā kombinācija ir nodot sistēmas ieviešanu un projekta vadību sistēmas ekspertu rokās, un klienta darbiniekus izmantot kā klienta biznesa procesu un iekšējās kultūras ekspertus. Latvijas apstākļos klienta darbiniekiem bieži vien nepietiek kapacitātes tiešo pienākumu pildīšanai, kur nu vēl biznesa sistēmas ieviešanas projekta vadībai, kas ir pilna ar savām niansēm. Tomēr jāatceras, ka piegādātājam ir jābūt ar pieredzi klienta biznesa nozarē, lai spētu ne tikai ieviest sistēmu, kas atbalsta klienta esošos biznesa procesus, bet arī piedāvāt tos optimizēt balstoties uz citās biznesa sistēmu ieviešanās gūto pieredzi. Katram klientam ir kāds process, kuru var optimizēt balstoties uz nozares pieredzi.
4. Palaišanas stratēģija
| Big Bang – viss uzreiz | Pa soļiem – pa novietojumiem, biznesa vienībām, funkcijām utt. | |
| Plusi | Mazāk dažādas pagaidu integrācijas ar vecajām sistēmām.Mazāks nogurums no pārmaiņām. | Mazāks risksIespēja nodrošināt labāku palaišanas atbalstu. |
| Mīnusi | Augstāks risks.Lielāka slodze uz organizāciju un biznesu.Lielākas prasības pret nepieciešamajiem resursiem. | Grūtāk ieviest globālus integrētus procesus.Nepieciešamas pagaidu integrācijas ar vecajām sistēmām.Jāizstrādā un jāpārbauda papildus pagaidu procesi.Risks nogurt no pārmaiņām. |
Optimālākais variants ir atkarīgs no biznesa procesu specifikas, darbības virzienu atšķirību līmeņa, ģeogrāfiskā izvietojuma un citiem faktoriem. Jārēķinās, ka sistēmas palaišana pa soļiem vienmēr būs ilgāks un kopumā nogurdinošāks process, jo uzņēmums ilgstoši piedzīvos lielas pārmaiņas.
5. Vēsturisko datu (transakciju) stratēģija
| Bez vēsturiskajiem datiem (sākuma atlikumi) | Visi vēsturiskie dati | |
| Plusi | Ātrāka sistēmas ieviešana.Mazāks kārtojamo un migrējamo datu apjoms.Mazākas izmaksas.Mazāki riski nekvalitatīvu datu migrācijas gadījumā. | Vieglāk darbiniekiem.Daudz efektīvāka datu analīze pa periodiem starp abām sistēmām. |
| Mīnusi | Grūtāk darbiniekiem, kad nepieciešama pieeja veciem datiem.Sarežģīta un neefektīva datu analīze pa periodiem starp veco un jauno sistēmu. | Ilgāks ieviešanas laiks. Nepieciešams pārskatīt, iztīrīt un sakārtot lielāka apjoma datus. Apjomīgāki datu migrācijas testi un datu testēšana.Lielāks risks jaunajā sistēmā iegūt “sliktus” datus. |
Optimāli parasti ir sākt darbu ar sākuma atlikumiem, un migrēt tikai klientu, piegādātāju, preču un citus katalogus. Pie maziem katalogiem arī tos ieteicams pārvadīt manuāli, tādējādi sakārtojot datus (trūkstoša un nekvalitatīva informācija, dublikāti utt.). Ir reti tie gadījumi, kad vēsturisko datu migrācijas plusi atspēko uzskaitītos mīnusus.