Žmogiškieji ištekliai ir saviugda. Šiuolaikinis verslas

Ko patiesībā dara projekto vadovas

Projektu vadītāja pienākumi Latvijā reizēm tiek perprasti, un šis perpratums var traucēt projekta veiksmingą realizācijai. Man dažnai tiek jautāts, ko tad īsti projekto vadovas dara un kas vispār ir projekto vadība. Ir pat bijušas situacijas, kad šāds klausimas ir išskanējis ne kokia mana projekto komandos dalyvnieka. Parasti uz šo klausimą man nav įmanoma greitai ir reizē taip pat dziļi atbildēt, tādēļ nolēmu izveidot šo bloga ierakstu, kurā runāšu par projekto vadītāja pienākumiem.

Vienkāršoti išsakoties, projekto vadovas ir organizacijos nozīmēts žmogus, kurš vada komandą, kuri ir atsakinga už projekto tikslų pasiekimą. Bet kaip tiesiog arba sudėtingai iš tikrųjų ir projekto vadovė įsipareigoja? Par to plašāk stāstīšu šioje bloga ierakstā.

Kas ir kaip vyksta projekte

Vispirms īsi vienosimies, kas ir projektas. Īsi sakot, projekts ir process ar sākuma un beigu datumu, kurš sasniedz konkrētu mērķi (ievieš jaunu sistemą, pagerojumu, izmaiņu) un tad beidzas. Projekts nav kokios IT sistemos arba būvobjekta uzturēšanas procesas arba cita nekonkrēta termiņa līgumsaistības.

Kada ir kaip suprasti projekto vadovą

Projektu vadovė nozīme projektā ir vienāda visame pasaulyje, tačiau Lietuvoje ir citāda supratne par šo lomu. Tieši organizācijā esošo cilvēku informētība un zināšanas par šo jomu ietekmē minu izpratni. Pavyzdžiui, lielā organizācijā, kas nodarbojas ar programmatūras izstrādi starptautiskā mērogā un kurā ir sertificēti projekta un portfeļa vadītāji, tiek better izprasta projektu vadītāja loma un uzdevumi. Savukārt mazās lokālās organizācijās ar palyginti maziem IT projektiem un bez sertificēta projektu vadības darbaspēka, visticamāk, projektu vadītāja lomu perpratīs, un izpratne par šo profesiju katrā uzņēmumā atšķirsies. 

Latvijā visbiežāk sastopamā izpratne ir tāda, ka projekto vadovas ir multifunkcionāls visurgājējs, kurš ne tik vada projektui, bet ir užsiima ar įvairiomis cita profila užduotimis, kas susiję su konkrečiu projektu. Šie uždaviniai var būt įvairūs, pradedant ne lietotāju konsultavimu, klaidų ieškojimu ir testavimu, iki vartotojų mokymo. Respektīvi, projekto vadovas praksē kļūst par projekta palīgstrādnieku. Līdz ar to ir vērojama situacija, ka pašā projekte vadībā šiem žmonėms ir minimalios žinios arba tai visur nav ir projekto valdymo užduotį, tai klasiskajā supratnē, jie, visticamāk, veic ļoti minimāli vai vispār neveic. 

Vēl Latvijā ir populāra tāda tendence, ka pasūtītāji - organizacijos, kuras ir ieviesušas ar ievieš kokią IT sistemą, publicē darba sludinājumu ar darmi atrast projektą vadītāju. Atverot šo sludinājumu, uzreiz ir redzams, ka tiek meklēts jau anksčiau minētais palīgstrādnieks ar konkrečios sistemos funkcinis ekspertas. Tas ir dar viens bēdīgs piemers, kas parāda, kaip projekto vadovas jēdziens tiek nonivelēts. 

Taip pat tiekėjai - uzņēmumi, kurie siūlo įdiegti IT sistemas Latvijas mērogā, dažnai vien neizprot projekto valdymo būtību. Ja tomēr izprot, tad nespēj pasūtītājam to izskaidrot, todėl pasūtītājam nerodas supratne par projektu vadītāja nozīmīgo lomu, un jis par "šo mistiku" nav gatavs maksāt, kā rezultātā piegādātājs nespēj užtikrinti atitinkamos kokybės paslaugų.

Kas vyksta tada, ja projektam tiek izvirzīts nepiemērots un projektą vadībā nekompetents cilvēks? Uz šo klausimą jau esu atsakęs savo iepriekšējā bloga ierakstā par populiariausiomis priežastimis, kokiu atveju projektai var būt neveiksmingi.

Projekto vadovas: mana patirtis

No savas pieredzes varu apgalvot, ka pasaulio prakse ir skirtinga. Piemēram, strādojant ar Skandinavijos valstu įmonėms, ir redzams, ka šajās valstīs projekto vadovas tiek uztverts kā kritiski svarīga komponente projektā gan no piegādātāja, gan no pasūtītāja puses. Projekto vadovas ir ypač atsakingas už projekto veiksmi ar neveiksmi. Ļoti dažnai ne tik piegādātājs užtikrina profesionālu projekto vadību, bet ir pasūtītājs savā pusėje piesaista profesionalaus projekto vadītāju uz pilnu vai dalēju slodzi, vai kā konsultantu. Šāda projekto vadovė piesaistīšana vyksta jau pašā projekto pradžioje, kad įmonė ir apzinājies ideju un vajadzību po jaunas sistemas ir ir gatavs šias vajadzības dokumentēt un meklēt sistemas ir piegādātāju. 

Vēl jo daugiau, kad dalyvaījos projekto valdymo komandā pasūtītāja pusē starptautiskā mazumtirdzniecības uzņēmumā, pasūtītājs ne tik algoja vairākus profesionalius projekto vadovus, bet ir piesaistīja ārējos konsultantus, kas padeda užsakyti projekto vadovo konkrečias sfērās, pavyzdžiui, pārmaiņu vadībā, komunikacijos vadībā ir citur. Tas tika darīts, jo pasūtītājs skaidri apzinājās, cik svarīga ir kokybīva projektu vadība, un bija gatavs investēt papildus projektu vadības resursos, lai tos dar daugiau vystītu un užtikrinti sev veiksmīgu projektą. Uzņēmums bija gatavs investīt, lai užtikrintų, kad tas, ko vadybos gaida no projekta, tiks pasiekts, visi gala lietotāji būs apmierināti un procesā tiks įtraukti visi projekto dalyviai (suinteresuotosios šalys) utt. Jie darējās būt droši, ka kiekvienas no projekto vadības uzdevumiem tiks pildīts maksimāli kokybatīvi. 

Gribas atkreipti dėmesį, ka ārējiem konsultantiem ir tāda forša priekšrocība, ka tie ir savā ziņā neatkarīgi un tiem ir daug lengviau pārredzēt un novērtēt projektą, jo nav emocionālas piesaistes ne pasūtītāja organizacijos vadībai, ne projektam un tā dalyviams. Tas ļauj objektyvāk raudzīties uz projektą un tā dalībniekiem, kā taip pat ļauj naudotis par dažādām sensitīvām tēmām ar atstovjiem no jebkura organizacijos hierarchijas lygį. 

Būtent tarptautinė patirtis man lika suprasti, kiek tikrai projekto vadovybė ir svarbi organizacija. Ši patirtis mani iedvesmoja dibināt savo projekto konsultāciju įmonių, lai taip pat Latvijas uzņēmējiem un organizāciju vadītājiem palīdzētu būt veiksmīgiem.

Atgādināšu, kad projektai padeda pasiekti įmonės strateginius tikslus.

Projekto vadovo funkcijos

Man patinka struktūrinės bylos. Todėl nolēmu strukturēti apkopot tabulā tās funkcijas, kuras apima un kuras neietilpst projekta vadītāja pienākumos projekta ietvaros. Uzreiz gribu piebilst divas lietas:

  1. "Neietilpst" sadaļa nenozīmē, ka projekto vadovas šo pienākumu Negalima atlikti, tačiau klasiskajā supratnē projekta komandā ir citi eksperti, kuri atlieka šias funkcijas. Labs projekto vadovas nav eksperts visās lietās, bet ir eksperts tieši projekto vadībā. Ja projekto vadovas veic kādu no šīm funkcijomis, tas reiškia, ka jam tiek atėmts laiks, lai veiktu savas pamatfunkcijas.
  2. Visas "Ietilpst" sadaļā įtrauktās komponentes Nav privalāti įtraukiamas kiekvienas projektas. Projektu vadovas ir ekspertai, un pats atsako par to, kuras komponentes įtraukti konkrečioje projekto dalyje ir cik detalizuoti uz katru no tām koncentrēties. Viss ir atkarīgs no projekto izmēra un specifikas. Bet, lai tai padarytų, projektą vadītājam ir privalomi jāpārzina visos šios kolonnā nurodytos komponentes ir to tikslas. Vai jūsų projekto vadovas tai sugeba?
IetilpstNeietilpst
Projekto apimtis ir ietvaru (taikymo sritis) vadībaVerslo reikalavimas ir pušu gaidu analizė ir apibrėžimas
Laika plāna vadībaRisinājuma akceptavimas
Izmaksu vadībaRisinājuma architektūras ir dizainas išstrāde
Kokybės valdymasProgrammēšana / izstrāde
Projekto komandos valdymasKonfigurēšana / uzstādījumi
Emociju vadībaUzstādīšana
Dalībnieku, iesaistīto un ieinteresēto pušu (stakeholders) vadībaLietotāju apmokymai
Komunikacijos vadovybėLietotāja dokumentacijos parengimas
Izmaiņu pieprasījumu valdymasLietotāju konsultavimas dėl sprendimų
Permaiņu valdymas
Risku vadība
Piegādātāju, apakšuzņēmēju vadība
Projekto integritātes valdymas

Īsi par katru no komponentēm

Projekto apimtis ir ietvaru (apimtis) vadība - Projekto vadovas užtikrina, kad tiek apibrėžtų reikalavimų ir darbų, kas išdyla projekto metu, ir tiek kontroliuoja, kad šie ir tik šie darbai būtų atlikti. Tradicionālajos (krioklys) Projekto detalizuotos priemonės tiek apibrėžtas projekto pradžioje, tiek projekto metu pie tām pieturas. Dinamiskos (Agile) Projekto reikalavimai tiek apibrėžti laipsniškai projekto eigoje, priklausomai nuo to, ar užsakyta konkreti brīža prioritetų. 

Laika plāna vadība - projekta vadovas, naudojantis įvairius metodus, kartu ar projekto komandą nustato vizualią darbo trukmę, to secību un savstarpējo atkarību, beigās radot projekta kopējo kalendāro planą. Nereāls laiko planas ir tik un vienīgi projekta vadītāja vaina. Tanī pašā metu projekta vadītājam ir jāuzticas savai komandai, kura sniedz laika novērtējumu darbu ilgumam. 

Izmaksu vadība - tiek apskaičiuotos projekto išlaidos ir nustatytas biudžetas, ir vėliau tiek sekots ikii novirzēm no tā, kā taip pat tiek vertēts un prognozēts projekto progresas pinigų išteiksmē. 

Kokybės valdymas - projekto vadovas apibrėžia kokybės standartus, leidžiamas naujoves, matavimo priemones ir procesus, kaip ir nustato analizės metodus. Jis įsitikinęs, kad kokybė tiek užtikrinta ir užtikrina būtinus patobulinimus. 

Projekto komandos valdymas - prasideda ar reikalavimą apibrėžti komandos dalyvius ir kiekvieno dalyvnieka lomas ir atsakības nustatymą. Toliau tęsiasi ar komandos komplektavimas ir komandos vadību. Čia irgi yra motyvacija, komandos saliedēšana, konflikto risināšana utt.  

Komunikacijos vadovybė - tiek apibrėžta komunikacijos strategija, ko, kaip ir kad savstarpēji jākomunicē projekta komandai, pasūtītāja organizacijos vadībai, perējiem projekta dalībniekiem un ieinteresētajām pusēm. Projekta vadovas 90% sava laika pavada komunicējot.  

Emociju vadība - spēja izprast projekta komandas un ieinteresēto pušu psihoemocionālo padėtį un spēja vadīt šias emocijas atitinkamai katras personas emocionālās inteliģences līmenim projekta mērķu kontekstā.  

Dalībnieku, iesaistīto un ieinteresēto pušu (suinteresuotosios šalys) vadība - process, kura laikā tiek apzināti visi projekto dalyviai ir suinteresuotos pusės. Tiek noteikta, kiek didelė ir jos interese, kokia ir jos požiūris į projektą, tiek ir tas, kiek didelė ir jos įtaka projektui. Kopā ar komunikacijos vadību tiekināta pareizās informācijas apmaiņa, lai užtikrintų dalyvių pasitenkinimą ir kontroliuotų jų poveikį projektui.  

Izmaiņu pieprasījumu valdymas - tiek definēts un kontrolēts izmaiņu process jebkurām pakeitimais prasībās, kaip ir pakeitimai pašā projekto organizācijā un procesos. Projektā nedrīkstētu notikt izmaiņas, kuras netiek dokumentētas un izpildītas atbilstoši izmaiņu vadības procesam. Svarīgi atkreipti dėmesį, ka Agile projektos ir ypač pretēji - pakeitimai ir projekto proceso veselīga sudedamoji dalis. Bet tai citreiz parūpo.

Permaiņu valdymas - užtikrina tai, kad, lai pasūtītāja organizācija būtu gatava gaidāmajām pārmaiņām, kuras sukelia jauna risinājuma įgyvendinimą. Čia darbs primāri ir ar pasūtītāja darbiniekiem, verslo procesiem un technologijām. 

Risku vadība - viens no svarīgākajiem nosacījumiem veiksmīgai projekto realizācijai. Paradoksāli, bet po manas pieredzes Latvijā šim punktu tiek pievērsta mažiausiai dėmesio. Gan negatyvus, gan pozityvus rizikos identifikavimas ir įvertinimas, veicamo valdymo veiksmo (ar beveikimo) nustatymas. Visa projekto trukmė šiemet rizikiem seko līdzi un tos no jauna izvērtē.  

Piegādātāju, apakšuzņēmēju vadība - tiek apibrėžti iepirkumi, vyksta pasirinkimo pasirinkimas, sutarties sudarymas, ir vėliau sutarties sąlygų vykdymo kontrolė.

Projekto integritātes valdymas - procesas, kas sujungo visas anksčiau nurodytas komponentes, apibrėžia ir perrauga bendrą projekto strategiją. Projektu vadovas įsitikins, ka visas projekto valdymo komponentes vienoti dirba.

Kā zināšanas par projektu vadītāja pienākumiem sekmē projekta izdošanos

Lai vai kokia ir organizacija ir lai taip pat koks būtų projekto izmers ir budžets, es visada izvērtēju, cik lielā mērā izmantot katru no iepriekš aprakstītajām komponentēm, un nosaku, cik detalizēti ir jēga tās dokumentēt. Piemēram, kādam no maniem klientams pats svarīgākais bija piegādātā risinājuma kvalitāte; budžetam bija pakārtota nozīme. Todėl vislielāko dėmesį es veltīju tieši kokybės užtikrinimui, to aprakstīju un pārliecinājos, ka visas puses to izprot un ievēro. Pārējās komponentes tika definētas un kontrolētas pamata līmenī.

Bieži vien organizacijos vadovams atrodo, kad kokia nors no komponentēm nav vajadzīga, jo jam tā nešķiet svarīga. Tas precīzi parāda konkrētā vadītāja domāšanas un vadīšanas stilu (vai drīzāk - intereses). Ja vadovas ir aukštos klasės finansists, kuram ir maza interese, pavyzdžiui, žmogiškumo vadībā, tad var rasties situacija, kad jis projekto komandas vadības komponentei neredz jēgu ir nespēj įvertinti jos vaidmenį projekto valdymo procese. Jebkurā gadījumā projekto vadovas negali ignoruoti šio komponento. Labiausiai jis gali įsitikinti vadību par šios komponentes jēgu ir poreikiu, bet blogiausia atveju užtikrina, kad be valdymo pagalbos.

Kaip suprasti, ar ir reikia piesaistīt projektą vadītāju

Lai saprastu, ar jūs arba koks nors kitas jūsų kolega galėtų tiktai baigti ar projekto vadybą, ir godžiai išskaičiuoti konkretaus žmogaus žinias par tabulā nurodytajām kompetencijomis, kaip ir jo personiskās savybės. Turklāt adekvāti jāizvērtē cilvēka pašreizējie darba pienākumi, noslodze un prioritātes, lai jam būtu fiziska galimybė un intelektuālas spējas iedziļināties visās projekto valdymo komponentēs. Un atgādināšu, ka nav perfekta cilvēka. Visiem savo dīvainības! Pagrindais, lai tās padeda projektui vadībā, nevis traucē

Pavyzdžiui, esu saskāries ar įmonė, kurioje par projekto vadītāju tika iecelts esamas struktūrvienības vadovas, kurš ir didelis finansistas ir strategis. Tačiau jam trūka supratimo apie savo ir kitų žmonių psihoemocionālajiem procesams ir reikmėms.

Rezultātā tika iznīcināts komandas gars un projektā iesaistītajiem žmonėms zuda interese piegādāt labāku sprendimą, un par galveno mērķi projektā kļuva izvairīšanās no konfliktiem ar projektu vadītāju.

Ko darīt, ja nevar atļauties algot projekto vadītāju

Ja projekts ir pārāk mazs un jūs nevarat atļauties algot projektu vadītāju ne uz pilnu slodzi, ne uz pusslodzi, tad kaut ar uz pora dienų mēnesī piesaistiet konsultantą, kuris jūsų projekto priežiūrai padės ar trūkstošajām projekto valdymo komponentēm.

Secinājumi

Kā redzams, projektu vadītājam ir ļoti daug pienākumu un lietu, par kurām jam ir jādomā, un kuras jāvada. Bet ar tai viskas nebeidzas. Labam projektui vadītājam ir nepieciešamas taip pat nustatytas personiskās savybės, kas ļautu pilnvērtīgi pildīt savus uzdevumus. 

Es gribu aicināt katru organizacijos vadītāju pārskatīt savo strategiją projekto vadībā. Ne tik IT projektai. Es labprāt dalos ir dalīšos ar savām zināšanām un patirties, lai sabiedrībā vairotu izpratni un pievērstu didesnį dėmesį projekto valdymo nozīmei veiksmīga projekta īstenošanā.

Nenoliedzami, Latvijoje ir sastopami pasaulio klases projekto vadītāji ir projekto konsultantai, ir tas mani priecē. Tačiau didžiausia dalis organizacijų vis dar neapzinās projekto vadovė patieso lomu un devumu projektā, tādā būdu netīši veicinot "vāveres riteņa" situāciju, piesaistot nekompetentus projekto vadītājus ir kartu sagaidot aukščiausios klasės projekto vadību ir pirmšķiringus rezultatus.Visā pasaulē IT projektų skaičius padidėjo, taip pat Latvijoje. Mēs visi kļūstam vis labiau atkarīgāki no IT sistēmām. Taip pat organizacijos strategisko tikslų įgyvendinimas ir atkarīga no tām. Tāda ir šiuolaikinė verslo likumsakarība. Šim principam ir milzīga nozīme ilgtermiņa attīstībā. Un kā jūsu IT projektai šiuo metu užtikrina organizacijos strategisko tikslų pasiekimą?

Žymos: Nėra žymų

Pridėti komentarą

Jūsų el. pašto adresas nebus skelbiamas. Privalomi laukai pažymėti *